Equipos y proyectos
Calculadora de plantilla necesaria
Introduce el volumen semanal de trabajo, el tiempo de cada tarea, las horas contratadas por persona y la merma, y obtén cuántas personas necesitas para cubrir la carga de trabajo.
Si ya conoces la carga de trabajo en horas, introdúcela como tareas y pon los minutos por tarea en 60.
Cómo se calcula la plantilla necesaria
El cálculo parte de la carga de trabajo: tareas por semana × minutos por tarea ÷ 60 da las horas de trabajo que hay que hacer. Después, las horas contratadas de cada empleado se reducen por la merma (shrinkage), la parte del tiempo pagado en que las personas no están disponibles para ese trabajo: vacaciones, bajas, formación, reuniones de equipo, coaching y tareas administrativas. Horas productivas por persona = horas pagadas × (1 − merma). Carga de trabajo ÷ horas productivas por persona da la necesidad exacta en equivalentes a tiempo completo (FTE), y al redondear hacia arriba se obtiene el número de personas.
Ejemplo: 1.200 tareas de 12 minutos cada una son 240 horas de trabajo a la semana. Un empleado de 40 horas con un 30 % de merma aporta 28 horas productivas, así que el equipo necesita 240 ÷ 28 = 8,57 FTE, redondeado a 9 personas. Nueve personas aportan 252 horas productivas, el 105 % de la carga, y sobran 12 horas. Con ocho personas la cobertura sería solo del 93 %, y unas 16 horas de trabajo a la semana quedarían sin hacer o irían a horas extra.
| Merma | Horas productivas de una semana de 40 h | FTE para 240 h de trabajo | Personal necesario |
|---|---|---|---|
| 10 % | 36 | 6,67 | 7 |
| 20 % | 32 | 7,50 | 8 |
| 25 % | 30 | 8,00 | 8 |
| 30 % | 28 | 8,57 | 9 |
| 35 % | 26 | 9,23 | 10 |
| 40 % | 24 | 10,00 | 10 |
Cómo acertar con los datos
La merma es el dato que más a menudo se subestima. Suma las vacaciones anuales, los festivos, las bajas previstas, los días de formación y las reuniones internas recurrentes, y exprésalos como porcentaje de las horas pagadas: solo 25 días de vacaciones y festivos son aproximadamente el 10 % de un año de 250 días. No es raro que los equipos de operaciones planifiquen con un 25–35 % una vez contado todo. Mídela a partir de los cuadrantes y los registros horarios en lugar de adivinarla.
Los minutos por tarea deben ser el tiempo medio de gestión incluyendo el trabajo posterior a cada tarea, no solo la parte visible. Este método también supone que el trabajo puede esperar a procesarse en algún momento de la semana. Si las tareas llegan en picos y deben atenderse en minutos, como las llamadas con un objetivo de nivel de servicio, dimensiona la plantilla para el intervalo de más actividad (los centros de contacto usan para ello el modelo Erlang C), porque una media semanal dejará las horas punta con falta de personal. El personal a tiempo parcial cuenta como fracciones: dos personas de 20 horas equivalen a un FTE de 40 horas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la merma en la planificación de plantilla?
La merma es el porcentaje del tiempo pagado en que el personal no está disponible para trabajo productivo, como vacaciones, bajas, formación, reuniones y pausas más allá de las previstas. Se usa para aumentar la necesidad bruta de personal.
¿Cómo calculo cuántos empleados necesito?
Calcula la carga semanal en horas, divídela entre las horas productivas que aporta una persona (horas pagadas × (1 − merma)) y redondea hacia arriba. 240 horas ÷ 28 horas productivas = 8,57, así que 9 personas.
¿Qué diferencia hay entre FTE y número de personas?
El FTE es la necesidad en equivalentes a tiempo completo y puede ser una fracción, como 8,57. El número de personas es la cantidad real de gente, que puede ser mayor si algunas trabajan a tiempo parcial.