Équipes et projets
Calculateur d'effectifs
Saisissez le volume de travail hebdomadaire, le temps de chaque tâche, les heures contractuelles par personne et le shrinkage, et obtenez l'effectif nécessaire pour couvrir la charge.
Si vous connaissez déjà la charge en heures, saisissez-la comme nombre de tâches et mettez les minutes par tâche à 60.
Comment le besoin en effectif est calculé
Le dimensionnement part de la charge : tâches par semaine × minutes par tâche ÷ 60 donne les heures de travail à effectuer. Les heures contractuelles de chaque salarié sont ensuite réduites du shrinkage (taux d'indisponibilité), la part du temps payé pendant laquelle les personnes ne sont pas disponibles pour ce travail : congés, maladie, formation, réunions d'équipe, accompagnement et administratif. Heures productives par personne = heures payées × (1 − shrinkage). Charge ÷ heures productives par personne donne le besoin exact en équivalents temps plein (ETP), et l'arrondi au-dessus donne l'effectif.
Exemple : 1 200 tâches de 12 minutes représentent 240 heures de travail par semaine. Un salarié à 40 heures avec 30 % de shrinkage fournit 28 heures productives : l'équipe a donc besoin de 240 ÷ 28 = 8,57 ETP, arrondi à 9 personnes. Neuf personnes fournissent 252 heures productives, 105 % de la charge, soit 12 heures en réserve. Avec huit personnes, la couverture ne serait que de 93 %, et environ 16 heures de travail par semaine resteraient non faites ou passeraient en heures supplémentaires.
| Shrinkage | Heures productives sur une semaine de 40 h | ETP pour 240 h de travail | Effectif nécessaire |
|---|---|---|---|
| 10 % | 36 | 6,67 | 7 |
| 20 % | 32 | 7,50 | 8 |
| 25 % | 30 | 8,00 | 8 |
| 30 % | 28 | 8,57 | 9 |
| 35 % | 26 | 9,23 | 10 |
| 40 % | 24 | 10,00 | 10 |
Bien choisir les données
Le shrinkage est la donnée la plus souvent sous-estimée. Additionnez congés annuels, jours fériés, maladie prévisible, jours de formation et réunions internes récurrentes, et exprimez-les en part des heures payées : 25 jours de congés et fériés représentent à eux seuls environ 10 % d'une année de 250 jours. Il n'est pas rare que des équipes opérationnelles prévoient 25 à 35 % une fois tout cela compté. Mesurez-le à partir des plannings et des relevés de temps plutôt que de le deviner.
Les minutes par tâche doivent correspondre au temps de traitement moyen, travail de suivi après chaque tâche compris, pas seulement à la partie visible. Cette méthode suppose aussi que le travail peut attendre d'être traité à un moment de la semaine. Si les tâches arrivent par pics et doivent être traitées en quelques minutes, comme des appels avec un objectif de niveau de service, dimensionnez plutôt pour l'intervalle le plus chargé (les centres de contact utilisent pour cela le modèle Erlang C), car une moyenne hebdomadaire laisserait les heures de pointe en sous-effectif. Les temps partiels comptent comme des fractions : deux personnes à 20 heures équivalent à un ETP de 40 heures.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le shrinkage dans le dimensionnement des effectifs ?
Le shrinkage est le pourcentage du temps payé pendant lequel le personnel n'est pas disponible pour le travail productif : congés, maladie, formation, réunions et pauses au-delà de celles prévues. Il sert à majorer le besoin brut en personnel.
Comment calculer le nombre de salariés nécessaires ?
Évaluez la charge hebdomadaire en heures, divisez-la par les heures productives d'une personne (heures payées × (1 − shrinkage)), et arrondissez au-dessus. 240 heures ÷ 28 heures productives = 8,57, donc 9 personnes.
Quelle différence entre ETP et effectif ?
L'ETP est le besoin exprimé en équivalents temps plein et peut être fractionnaire, comme 8,57. L'effectif est le nombre de personnes réelles, qui peut être plus élevé si certaines travaillent à temps partiel.