Teams & Projekte
Personalbedarfsrechner
Gib das wöchentliche Arbeitsvolumen, die Zeit pro Vorgang, die vertraglichen Stunden pro Person und die Ausfallquote ein und erhalte die Kopfzahl, die das Arbeitspensum abdeckt.
Kennst du das Pensum bereits in Stunden, gib es als Aufgaben ein und setze die Minuten pro Aufgabe auf 60.
So wird der Personalbedarf berechnet
Die Personalplanung beginnt beim Arbeitspensum: Aufgaben pro Woche × Minuten pro Aufgabe ÷ 60 ergibt die Stunden Arbeit, die erledigt werden müssen. Die vertraglichen Stunden jeder Person werden dann um die Ausfallquote (englisch „Shrinkage“) gekürzt – den Anteil bezahlter Zeit, in dem Mitarbeitende für diese Arbeit nicht verfügbar sind: Urlaub, Krankheit, Schulungen, Teambesprechungen, Coaching und Verwaltung. Produktive Stunden pro Person = bezahlte Stunden × (1 − Ausfallquote). Pensum ÷ produktive Stunden pro Person ergibt den exakten Bedarf in Vollzeitäquivalenten (VZÄ), aufgerundet die Kopfzahl.
Beispiel: 1.200 Aufgaben zu je 12 Minuten sind 240 Stunden Arbeit pro Woche. Eine Vollzeitkraft mit 40 Stunden und 30 % Ausfallquote liefert 28 produktive Stunden, das Team braucht also 240 ÷ 28 = 8,57 VZÄ, aufgerundet 9 Personen. Neun Personen liefern 252 produktive Stunden, 105 % des Pensums, mit 12 Stunden Reserve. Mit acht Personen läge die Abdeckung nur bei 93 %, und rund 16 Stunden Arbeit pro Woche blieben liegen oder würden zu Überstunden.
| Ausfallquote | Produktive Stunden einer 40-Std.-Woche | VZÄ für 240 Std. Arbeit | Benötigtes Personal |
|---|---|---|---|
| 10 % | 36 | 6,67 | 7 |
| 20 % | 32 | 7,50 | 8 |
| 25 % | 30 | 8,00 | 8 |
| 30 % | 28 | 8,57 | 9 |
| 35 % | 26 | 9,23 | 10 |
| 40 % | 24 | 10,00 | 10 |
Die richtigen Eingaben
Die Ausfallquote ist die am häufigsten unterschätzte Eingabe. Addiere Jahresurlaub, Feiertage, erwartete Krankheitstage, Schulungstage und wiederkehrende interne Meetings und drücke sie als Anteil der bezahlten Stunden aus: Schon 25 Tage Urlaub und Feiertage sind etwa 10 % eines Jahres mit 250 Arbeitstagen. Betriebsteams, die mit 25–35 % planen, sind keine Seltenheit, sobald alles mitgezählt ist. Miss den Wert anhand von Dienstplänen und Zeiterfassung, statt zu raten.
Die Minuten pro Aufgabe sollten die durchschnittliche Bearbeitungszeit inklusive Nacharbeit nach jeder Aufgabe sein, nicht nur der sichtbare Teil. Die Methode setzt außerdem voraus, dass die Arbeit irgendwann innerhalb der Woche erledigt werden kann. Kommen Aufgaben in Spitzen und müssen binnen Minuten bearbeitet werden, etwa Anrufe mit Service-Level-Ziel, plane das Personal für das stärkste Intervall (Contact Center nutzen dafür das Erlang-C-Modell), denn ein Wochendurchschnitt lässt die Spitzenstunden unterbesetzt. Teilzeitkräfte zählen anteilig: Zwei Personen mit 20 Stunden entsprechen einem 40-Stunden-VZÄ.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Ausfallquote in der Personalplanung?
Die Ausfallquote (Shrinkage) ist der Prozentsatz bezahlter Zeit, in dem Mitarbeitende nicht für produktive Arbeit verfügbar sind, etwa durch Urlaub, Krankheit, Schulungen, Meetings und ungeplante Pausen. Mit ihr wird der reine Personalbedarf hochgerechnet.
Wie berechne ich, wie viele Mitarbeitende ich brauche?
Ermittle das wöchentliche Pensum in Stunden, teile es durch die produktiven Stunden einer Person (bezahlte Stunden × (1 − Ausfallquote)) und runde auf. 240 Stunden ÷ 28 produktive Stunden = 8,57, also 9 Personen.
Was ist der Unterschied zwischen VZÄ und Kopfzahl?
VZÄ ist der Bedarf in Vollzeitäquivalenten und kann ein Bruchteil sein, etwa 8,57. Die Kopfzahl ist die Zahl der tatsächlichen Personen und kann höher liegen, wenn einige in Teilzeit arbeiten.