الفرق والمشاريع
حاسبة التوظيف
أدخل حجم العمل الأسبوعي والوقت الذي يستغرقه كل عنصر والساعات التعاقدية لكل شخص ونسبة الفاقد، لتحصل على عدد الموظفين اللازم لتغطية عبء العمل.
إذا كنت تعرف عبء العمل بالساعات مسبقًا، فأدخله على أنه مهام واضبط الدقائق لكل مهمة على 60.
كيف يُحسب الاحتياج من الموظفين
يبدأ التوظيف من عبء العمل: المهام في الأسبوع × الدقائق لكل مهمة ÷ 60 تعطي ساعات العمل الواجب إنجازها. ثم تُخفَّض الساعات التعاقدية لكل موظف بمقدار نسبة الفاقد، وهي حصة الوقت المدفوع الذي لا يكون فيه الموظفون متاحين لذلك العمل: الإجازات والمرض والتدريب واجتماعات الفريق والتوجيه والأعمال الإدارية. الساعات المنتجة لكل شخص = الساعات المدفوعة × (1 − نسبة الفاقد). وعبء العمل ÷ الساعات المنتجة لكل شخص يعطي الاحتياج الدقيق بمكافئ الدوام الكامل (FTE)، والتقريب للأعلى يعطي عدد الموظفين.
مثال: 1,200 مهمة مدة كل منها 12 دقيقة تساوي 240 ساعة عمل أسبوعيًا. الموظف بـ40 ساعة مع فاقد 30% يقدّم 28 ساعة منتجة، فيحتاج الفريق إلى 240 ÷ 28 = 8.57 FTE، مقرّبة للأعلى إلى 9 أشخاص. يقدّم تسعة أشخاص 252 ساعة منتجة، أي 105% من عبء العمل، مع 12 ساعة فائضة. ومع ثمانية أشخاص تكون التغطية 93% فقط، ويبقى نحو 16 ساعة عمل أسبوعيًا دون إنجاز أو تتحول إلى عمل إضافي.
| نسبة الفاقد | الساعات المنتجة من أسبوع 40 س | FTE لـ240 س من العمل | الموظفون اللازمون |
|---|---|---|---|
| 10% | 36 | 6.67 | 7 |
| 20% | 32 | 7.50 | 8 |
| 25% | 30 | 8.00 | 8 |
| 30% | 28 | 8.57 | 9 |
| 35% | 26 | 9.23 | 10 |
| 40% | 24 | 10.00 | 10 |
ضبط المدخلات بشكل صحيح
نسبة الفاقد هي المدخل الذي يُستهان به أكثر من غيره. اجمع الإجازات السنوية والعطلات الرسمية والمرض المتوقع وأيام التدريب والاجتماعات الداخلية المتكررة، وعبّر عنها كنسبة من الساعات المدفوعة: 25 يومًا من الإجازات والعطلات وحدها تساوي نحو 10% من سنة من 250 يومًا. وليس من غير المعتاد أن تخطط فرق العمليات لنسبة 25–35% بعد احتساب كل ذلك. قِسها من جداول المناوبات وسجلات الوقت بدلًا من التخمين.
يجب أن تكون الدقائق لكل مهمة متوسط وقت المعالجة بما في ذلك أعمال المتابعة بعد كل مهمة، لا الجزء المرئي فقط. وتفترض هذه الطريقة أيضًا أن العمل يمكن أن ينتظر معالجته في وقت ما خلال الأسبوع. إذا كانت المهام تصل في ذروات ويجب التعامل معها في دقائق، مثل المكالمات الهاتفية ذات هدف مستوى خدمة، فخطط التوظيف لأكثر الفترات ازدحامًا بدلًا من ذلك (تستخدم مراكز الاتصال نموذج Erlang C لهذا الغرض)، لأن المتوسط الأسبوعي سيترك ساعات الذروة بنقص في الموظفين. ويُحتسب العاملون بدوام جزئي ككسور: شخصان بـ20 ساعة يساويان FTE واحدًا بـ40 ساعة.
الأسئلة الشائعة
ما نسبة الفاقد في التوظيف؟
نسبة الفاقد هي النسبة المئوية من الوقت المدفوع التي لا يكون فيها الموظفون متاحين للعمل المنتج، مثل الإجازات والمرض والتدريب والاجتماعات والاستراحات الزائدة عن المخطط لها. وتُستخدم لرفع الاحتياج الأولي من الموظفين.
كيف أحسب عدد الموظفين الذين أحتاجهم؟
احسب عبء العمل الأسبوعي بالساعات، واقسمه على الساعات المنتجة التي يقدّمها شخص واحد (الساعات المدفوعة × (1 − نسبة الفاقد))، ثم قرّب للأعلى. 240 ساعة ÷ 28 ساعة منتجة = 8.57، أي 9 أشخاص.
ما الفرق بين FTE وعدد الموظفين؟
FTE هو الاحتياج بمكافئات الدوام الكامل ويمكن أن يكون كسرًا، مثل 8.57. أما عدد الموظفين فهو عدد الأشخاص الفعليين، وقد يكون أعلى إذا كان بعضهم يعمل بدوام جزئي.