会議負荷 計算ツール

会議負荷の計算方法

会議負荷とは、会議に使う時間を1週間の勤務時間で割ったものです。会議の数に平均の長さを掛け、週の時間で割ると割合が出ます。さらにこのツールは、会議ごとに少しの切り替え時間（会議に向かう、終わった後に作業へ戻る、どこまでやったか思い出すための数分）を引き、本当に残る集中時間を示します。それを勤務日数で割ると1日あたりの集中時間になります。

例：45分の会議が12回で9時間です。週40時間なら会議負荷は22.5%です。会議ごとに10分の切り替え（合計2時間）を加えると残りは29時間、5日で割ると1日5時間48分です。1日2.4回の会議をまとめれば、その5時間48分は途切れない1つのまとまりにできます。均等に散らすと1日は1時間27分ずつの約4つの隙間に分かれ、難しい仕事が進むかどうかを決めるのは、合計よりもこの隙間の長さです。

結果の読み方

仕事によって決まるため、唯一の正解はありません。調整が仕事である管理職なら週の半分を会議に使っても無理はありませんが、エンジニア、ライター、アナリストは通常、週の大部分を空けておく必要があります。ポール・グレアムの2009年のエッセイ「メイカーのスケジュール、マネージャーのスケジュール」はこの問題をよく表しています。ものを作る人にとって、午後の真ん中に会議が1つあるだけで午後全体が台無しになりかねません。残った断片が短すぎて、難しいことに取りかかれないからです。

だからこそ、割合よりも2つのブロックの長さが重要です。散らした場合の数字が1時間ほどを下回るなら、定例会議を隣り合わせにする、1日の片側に寄せる、決まった2〜3日にまとめる、といった工夫をしてみましょう。実際に出席する会議だけを数え、1on1や定例の同期も含め、リリース週ではなく通常の週を使ってください。約30%を超えるなら、定例会議をすべて、主催者と目的とともに書き出しましょう。そのうち2〜3件をやめるか短くするだけで、週に数時間が戻ってくることがよくあります。