حاسبة عبء الاجتماعات

كيف يُحسب عبء الاجتماعات

عبء الاجتماعات هو الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات مقسومًا على أسبوع عملك. اضرب عدد الاجتماعات في متوسط مدتها، واقسم على ساعاتك الأسبوعية فتحصل على النسبة. ثم تطرح الحاسبة هامش انتقال صغيرًا لكل اجتماع (الدقائق التي تقضيها في الوصول إليه، والعودة إلى مهمتك بعده، واستعادة موضعك فيها) لتُظهر وقت التركيز المتبقي فعلًا. وقسمة ذلك على أيام عملك تعطي وقت التركيز في اليوم.

مثال: 12 اجتماعًا مدة كل منها 45 دقيقة تساوي 9 ساعات. وفي أسبوع من 40 ساعة يمثل ذلك عبء اجتماعات قدره 22.5%. أضف 10 دقائق انتقال لكل اجتماع (ساعتان إجمالًا) فتتبقى 29 ساعة، أي 5 س 48 د يوميًا على مدى خمسة أيام. إذا تجمعت الاجتماعات الـ2.4 يوميًا متتالية، فقد تكون تلك الـ5 س 48 د فترة واحدة متصلة. وإذا وُزّعت بالتساوي، يتقطع اليوم إلى نحو أربع فجوات مدة كل منها 1 س 27 د، وطول الفجوات، أكثر من المجموع، هو ما يحدد إنجاز العمل الصعب.

قراءة النتيجة

لا يوجد رقم واحد صحيح، لأن طبيعة الوظيفة هي التي تحدده. فالمدير الذي يقوم عمله على التنسيق قد يقضي بشكل معقول نصف الأسبوع في الاجتماعات؛ أما المهندس أو الكاتب أو المحلل فيحتاج عادةً إلى معظم الأسبوع حرًا. ويصف مقال بول غراهام لعام 2009 «جدول الصانع وجدول المدير» المشكلة جيدًا: بالنسبة لمن يبنون الأشياء، قد يُفسد اجتماع واحد في منتصف بعد الظهر فترة بعد الظهر كلها، لأن الشذرات المتبقية أقصر من أن يبدأ فيها أي شيء صعب.

لهذا فإن طولي الفترتين أهم من النسبة المئوية. إذا كان رقم التوزيع المتساوي أقل من ساعة تقريبًا، فجرّب نقل الاجتماعات المتكررة لتكون متجاورة، أو إلى طرف واحد من اليوم، أو إلى يومين أو ثلاثة أيام ثابتة. احتسب فقط الاجتماعات التي تحضرها فعلًا، وأدرج الاجتماعات الفردية والمزامنات المتكررة، واستخدم أسبوعًا عاديًا لا أسبوع إطلاق. وفوق نحو 30%، اكتب قائمة بكل سلسلة متكررة ومسؤولها والغرض منها؛ فإلغاء اثنتين أو ثلاث منها أو تقصيرها يعيد إليك غالبًا عدة ساعات أسبوعيًا.