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Calculateur de charge de réunions
Comptez vos réunions sur une semaine type, indiquez leur durée moyenne et vos heures de travail, et voyez la part de la semaine qu'elles prennent et le temps de concentration qui survit.
Partez d'une semaine type de votre agenda. Mettez le temps de transition à 0 si vous ne voulez que la part brute des réunions.
Comment la charge de réunions est calculée
La charge de réunions est le temps passé en réunion divisé par votre semaine de travail. Multipliez le nombre de réunions par leur durée moyenne, divisez par vos heures hebdomadaires et vous obtenez la part. Le calculateur retire ensuite une petite marge de transition pour chaque réunion (les minutes pour s'y rendre, reprendre sa tâche ensuite et retrouver où on en était) afin de montrer le temps de concentration réellement disponible. En divisant par vos jours travaillés, on obtient le temps de concentration par jour.
Exemple : 12 réunions de 45 minutes font 9 heures. Sur une semaine de 40 heures, cela représente une charge de réunions de 22,5 %. Ajoutez 10 minutes de transition par réunion (2 heures au total) et il reste 29 heures, soit 5 h 48 min par jour sur cinq jours. Si ces 2,4 réunions par jour sont regroupées, ces 5 h 48 min peuvent former une seule plage continue. Si elles sont réparties régulièrement, la journée est découpée en environ quatre créneaux de 1 h 27 min chacun, et c'est la longueur des créneaux, plus que le total, qui décide si le travail difficile avance.
| Réunions par semaine | Durée moyenne | Heures en réunion | Part d'une semaine de 40 heures |
|---|---|---|---|
| 5 | 30 min | 2,5 h | 6,3 % |
| 10 | 30 min | 5 h | 12,5 % |
| 10 | 60 min | 10 h | 25 % |
| 15 | 45 min | 11,25 h | 28,1 % |
| 25 | 45 min | 18,75 h | 46,9 % |
| 20 | 60 min | 20 h | 50 % |
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Il n'existe pas de bon chiffre unique, car tout dépend du poste. Un manager dont le travail est la coordination peut raisonnablement passer la moitié de la semaine en réunion ; un ingénieur, un rédacteur ou un analyste a généralement besoin que l'essentiel de la semaine reste libre. L'essai de Paul Graham de 2009, « Maker's Schedule, Manager's Schedule », décrit bien le problème : pour ceux qui construisent, une seule réunion en milieu d'après-midi peut gâcher tout l'après-midi, car les morceaux restants sont trop courts pour entamer quoi que ce soit de difficile.
C'est pourquoi les deux longueurs de créneau comptent plus que le pourcentage. Si le chiffre « réparti » est inférieur à une heure environ, essayez de rapprocher les réunions récurrentes, de les placer à un bout de la journée ou sur deux ou trois jours fixes. Ne comptez que les réunions auxquelles vous assistez vraiment, incluez les entretiens individuels et les points récurrents, et prenez une semaine normale plutôt qu'une semaine de lancement. Au-delà d'environ 30 %, listez chaque série récurrente, son responsable et son objectif ; en annuler ou en raccourcir deux ou trois rend souvent plusieurs heures par semaine.
Questions fréquentes
Quelle part de la semaine devrait aller aux réunions ?
Cela dépend du poste. Les contributeurs individuels s'en sortent généralement mieux sous 20 à 30 % environ, pour garder de longues plages de concentration ; managers et coordinateurs sont souvent à 40–50 %, car les réunions constituent une grande partie de leur travail.
Pourquoi le calculateur ajoute-t-il du temps autour de chaque réunion ?
Se déplacer ou se connecter, conclure et se replonger dans la tâche précédente prennent du temps qui n'apparaît pas dans l'agenda. Dix minutes par réunion est une marge approximative courante ; mettez 0 pour ne voir que le temps planifié.
Comment obtenir des plages de concentration plus longues sans réduire les réunions ?
Enchaînez les réunions, limitez-les à des jours fixes ou uniquement au matin ou à l'après-midi, et bloquez le reste de l'agenda pour le travail concentré afin que les nouvelles invitations se placent à côté des réunions existantes.