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Meeting-Anteil-Rechner
Zähle deine Meetings in einer typischen Woche, gib ihre durchschnittliche Länge und deine Arbeitszeit ein und sieh, wie viel der Woche sie beanspruchen und wie viel Fokuszeit übrig bleibt.
Nimm eine typische Woche aus deinem Kalender. Setze die Wechselzeit auf 0, wenn du nur den reinen Meeting-Anteil sehen willst.
So wird der Meeting-Anteil berechnet
Der Meeting-Anteil ist die Zeit, die du in Meetings verbringst, geteilt durch deine Arbeitswoche. Multipliziere die Zahl der Meetings mit ihrer durchschnittlichen Länge, teile durch deine Wochenstunden, und du hast den Anteil. Danach zieht der Rechner für jedes Meeting eine kleine Wechselzeit ab (die Minuten, um hinzukommen, danach wieder in die Aufgabe zu finden und den Faden aufzunehmen), um zu zeigen, wie viel Fokuszeit wirklich bleibt. Geteilt durch deine Arbeitstage ergibt das die Fokuszeit pro Tag.
Beispiel: 12 Meetings zu 45 Minuten sind 9 Stunden. In einer 40-Stunden-Woche entspricht das einem Meeting-Anteil von 22,5 %. Mit 10 Minuten Wechselzeit pro Meeting (insgesamt 2 Stunden) bleiben 29 Stunden, also 5 Std. 48 Min. pro Tag bei fünf Tagen. Liegen diese 2,4 Meetings pro Tag direkt hintereinander, können die 5 Std. 48 Min. ein einziger zusammenhängender Block sein. Sind sie gleichmäßig verteilt, wird der Tag in etwa vier Lücken zu je 1 Std. 27 Min. zerschnitten, und die Länge der Lücken entscheidet mehr als die Summe darüber, ob schwierige Arbeit erledigt wird.
| Meetings pro Woche | Durchschnittliche Länge | Stunden in Meetings | Anteil an einer 40-Stunden-Woche |
|---|---|---|---|
| 5 | 30 Min. | 2,5 Std. | 6,3 % |
| 10 | 30 Min. | 5 Std. | 12,5 % |
| 10 | 60 Min. | 10 Std. | 25 % |
| 15 | 45 Min. | 11,25 Std. | 28,1 % |
| 25 | 45 Min. | 18,75 Std. | 46,9 % |
| 20 | 60 Min. | 20 Std. | 50 % |
Dein Ergebnis einordnen
Es gibt keine allgemein richtige Zahl, denn das hängt vom Job ab. Eine Führungskraft, deren Arbeit Koordination ist, verbringt durchaus die halbe Woche in Meetings; Entwicklerinnen, Autoren oder Analystinnen brauchen meist den Großteil der Woche frei. Paul Grahams Essay „Maker's Schedule, Manager's Schedule“ von 2009 beschreibt das Problem treffend: Für Menschen, die etwas erschaffen, kann ein einziges Meeting mitten am Nachmittag den ganzen Nachmittag ruinieren, weil die übrigen Bruchstücke zu kurz sind, um etwas Schwieriges anzufangen.
Deshalb sind die beiden Blocklängen wichtiger als der Prozentwert. Liegt der Wert für verteilte Meetings unter etwa einer Stunde, versuche, wiederkehrende Meetings nebeneinanderzulegen, an ein Ende des Tages zu schieben oder auf zwei oder drei feste Tage zu legen. Zähle nur Meetings, an denen du wirklich teilnimmst, inklusive Einzelgesprächen und regelmäßiger Abstimmungen, und nimm eine normale Woche statt einer Launch-Woche. Ab etwa 30 % lohnt es sich, jede wiederkehrende Serie mit Verantwortlichem und Zweck aufzulisten; zwei oder drei davon zu streichen oder zu kürzen bringt oft mehrere Stunden pro Woche zurück.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Prozent der Woche sollten Meetings sein?
Das hängt von der Rolle ab. Fachkräfte ohne Führungsaufgaben fahren meist am besten mit weniger als etwa 20–30 %, damit lange Fokusblöcke bleiben; Führungskräfte und Koordinatoren liegen oft bei 40–50 %, weil Meetings ein großer Teil ihres Jobs sind.
Warum rechnet der Rechner Zeit rund um jedes Meeting hinzu?
Hingehen oder sich einwählen, den Abschluss finden und zurück in die vorherige Aufgabe kommen kostet Zeit, die nicht im Kalender steht. Zehn Minuten pro Meeting sind ein gängiger Richtwert; setze den Wert auf 0, um nur die geplante Zeit zu sehen.
Wie bekomme ich längere Fokusblöcke, ohne Meetings zu streichen?
Lege Meetings direkt hintereinander, beschränke sie auf feste Tage oder nur auf den Vormittag oder Nachmittag und blocke den Rest des Kalenders für Fokusarbeit, damit neue Einladungen neben bestehenden Terminen landen.