Equipos y proyectos
Calculadora de la carga de reuniones
Cuenta tus reuniones de una semana típica, introduce su duración media y tus horas de trabajo, y verás cuánto de la semana ocupan y cuánto tiempo de concentración sobrevive.
Usa una semana típica de tu calendario. Pon el tiempo de cambio a 0 si solo quieres la proporción bruta de reuniones.
Cómo se calcula la carga de reuniones
La carga de reuniones es el tiempo que pasas en reuniones dividido entre tu semana laboral. Multiplica el número de reuniones por su duración media, divide entre tus horas semanales y tienes la proporción. Después la calculadora resta un pequeño margen de cambio por cada reunión (los minutos para llegar, retomar tu tarea después y recordar dónde estabas) para mostrar el tiempo de concentración que realmente queda. Al dividirlo entre tus días laborables se obtiene el tiempo de concentración por día.
Ejemplo: 12 reuniones de 45 minutos son 9 horas. En una semana de 40 horas es una carga de reuniones del 22,5 %. Si sumas 10 minutos de cambio por reunión (2 horas en total), quedan 29 horas, o 5 h 48 min al día en cinco días. Si esas 2,4 reuniones diarias van seguidas, esas 5 h 48 min pueden ser un solo bloque sin interrupciones. Si se reparten de forma uniforme, el día queda cortado en unos cuatro huecos de 1 h 27 min cada uno, y es la longitud de los huecos, más que el total, lo que decide si el trabajo difícil sale adelante.
| Reuniones por semana | Duración media | Horas en reuniones | Porcentaje de una semana de 40 horas |
|---|---|---|---|
| 5 | 30 min | 2,5 h | 6,3 % |
| 10 | 30 min | 5 h | 12,5 % |
| 10 | 60 min | 10 h | 25 % |
| 15 | 45 min | 11,25 h | 28,1 % |
| 25 | 45 min | 18,75 h | 46,9 % |
| 20 | 60 min | 20 h | 50 % |
Cómo interpretar el resultado
No hay una única cifra correcta, porque la decide el puesto. Un responsable cuyo trabajo es coordinar puede pasar razonablemente la mitad de la semana en reuniones; un ingeniero, redactor o analista suele necesitar la mayor parte de la semana libre. El ensayo de Paul Graham de 2009 «Maker's Schedule, Manager's Schedule» describe bien el problema: para quienes construyen cosas, una reunión a media tarde puede arruinar toda la tarde, porque los fragmentos que quedan son demasiado cortos para empezar algo difícil.
Por eso las dos longitudes de bloque importan más que el porcentaje. Si la cifra con reuniones repartidas baja de una hora aproximadamente, prueba a juntar las reuniones recurrentes, moverlas a un extremo del día o concentrarlas en dos o tres días fijos. Cuenta solo las reuniones a las que asistes de verdad, incluye las individuales y las sincronizaciones recurrentes, y usa una semana normal, no una de lanzamiento. Por encima del 30 % aproximadamente, haz una lista de cada serie recurrente, su responsable y su propósito; cancelar o acortar dos o tres suele devolver varias horas a la semana.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de la semana deberían ocupar las reuniones?
Depende del puesto. A quienes trabajan de forma individual les suele ir mejor por debajo del 20–30 % para conservar bloques largos de concentración; los responsables y coordinadores suelen estar en el 40–50 % porque las reuniones son buena parte de su trabajo.
¿Por qué la calculadora añade tiempo alrededor de cada reunión?
Desplazarse o conectarse, cerrar la reunión y volver a la tarea anterior lleva un tiempo que no aparece en el calendario. Diez minutos por reunión es un margen aproximado habitual; ponlo a 0 para ver solo el tiempo programado.
¿Cómo consigo bloques de concentración más largos sin reducir reuniones?
Agrupa las reuniones una tras otra, limítalas a días fijos o solo a la mañana o a la tarde, y bloquea el resto del calendario para trabajo concentrado, de modo que las nuevas invitaciones caigan junto a las existentes.