如何提高工作效率？

如何一步步在工作中做成更多事

1. 选出今天的前三项。打开收件箱之前，写下能让今天算作成功的两三个成果。在它们推进之前，其他事都是次要的。
2. 守住上午的整块时间。在日历上为最难的任务预留60到90分钟，把它当作和上司开会一样对待。同事对已预约的时间远比对空闲时间更尊重。
3. 集中处理邮件和聊天消息。在固定时间查看消息，比如10:00、13:00和16:00，而不是有提醒就回。大多数工作消息晚两个小时回复也无妨。
4. 审查你的会议。对每个例会问一问：需要我参加吗？需要一小时吗？需要存在吗？要求提供议程，把30分钟改成25分钟，能用书面更新解决的就不开会。
5. 做完再切换。在多件半成品之间跳来跳去看似忙碌，却浪费了重新进入状态的时间。如果必须中断，留一行备注写明下一步具体做什么。
6. 用模板加快速度。凡是一个月做两次以上的事，都保存可复用的回复、清单和文档大纲。真正的“又快又好”通常靠的是少做决定，而不是打字更快。
7. 用纸笔收尾一天。花五分钟列出今天完成了什么、明天的前三项是什么。第二天早上你会带着计划开始，而不是从收件箱开始。

为什么上班总是很忙却没效率

大多数知识工作者并不缺乏努力，他们的时间是被碎片化吃掉的。典型的一天被消息、会议和临时请求切成小块，每一次打断都迫使你重新构建对手头任务的思路。加州大学欧文分校的一项研究发现，被打断的人会通过加快速度来弥补，但他们报告的压力、挫败感和时间紧迫感明显更高。速度上去了，掌控感却下降了。

任务切换本身就有成本。美国心理学会总结的研究显示，在任务之间来回切换可能吞掉多达40%的有效工作时间，因为大脑每次都要更换目标和规则。所以，工作效率最大的提升通常来自结构：为重要工作安排更少但更长的时间块，再为那些永远存在的被动事务设定明确的处理时间。

常见误区

• 一上班就扎进收件箱，在你选定自己的优先级之前，别人的优先级就已经定好了你的日程。
• 默认接受每一个会议邀请，而不问它要做出什么决定或达成什么结果。
• 专注工作时也开着聊天提醒，几秒钟内就回复，只为显得反应快。
• 用坐在工位上的时长来衡量效率，而不是用完成了多少重要任务。