开完会之后我该怎么跟进？

开会后如何跟进：分步指南

1. 24小时内发出。记忆和善意都消退得快，所以当天或次日清晨就写好纪要。一份此刻快速而不完美的小结，胜过一份谁都记不清前因后果的精修版。
2. 以决定开头。把决定了什么说清楚，这样就有了一份大家日后能指着看的书面记录。对“我们到底商定了什么”含糊不清，是会议返工最常见的根源。
3. 列出带负责人和日期的行动项。每项任务都需要一个指名的人和一个具体期限，而不是“团队”和“尽快”。一件人人负责的任务，等于没人负责。
4. 把每条行动写成“谁—做什么—何时前完成”。“周四前 Priya 发出预算草案”是个具体计划；“跟进一下预算”不是。措辞越具体，越可能被做掉。
5. 记下未决问题和下次会议。把没解决的事和由谁去追记下来，再加上任何后续会议的日期，让这些零散的尾巴有个归处，而不是凭空消失。
6. 写短，发给相关的所有人。一眼能扫的要点列表会被读；密密麻麻的一大段不会。抄送所有到会者和所有必须行动的人，这样谁都没法说自己漏看了。

为什么跟进是会议成败的关键

一场会议只有在事后有所改变时才产生价值，然而从讨论到行动的交接，恰恰是价值惯常漏掉的地方。会议科学的研究描述了组织如何在会议上花掉大量时间，却有很大一部分被评为低效，而常见的祸首是：决定和下一步从未被记下来，于是人们散会时各记各的。一两天内，各人对“我们商定了什么”的记忆就开始分叉，工作要么停滞、要么返工。一份书面纪要，用一份共享的记录替代了好几份相互矛盾的记忆。

把行动项写成带指名负责人和截止日期，也会让它们远更可能发生。关于“执行意图”的研究表明，明确谁将在何时、何地做什么，比一个模糊的意图大幅提高执行率。一条写成“周五前 Sam 订好场地”的行动项，本质上就是一个自带问责的执行意图，而“我们该把场地搞定”只是个愿望。这就是为什么跟进的结构——负责人加日期加具体行动——比会议室里的良好意愿更顶用。

常见误区

• 过了好几天才发纪要，那时对讨论的记忆早已各自偏离。
• 列出的任务没有负责人或没有期限，于是每一项都悄悄变成没人的活儿。
• 写一封长长的叙述式邮件，到会者扫一眼就忘，而不是一份可扫读的决定与行动清单。
• 只记下了讨论，却漏掉了到底决定了什么、下一步由谁行动。