怎样写一份会议议程？

如何写会议议程：分步指南

1. 用一行写明目的。在最上面写出这场会必须产出什么:“定下一季度预算”或“敲定发布清单”。这能过滤掉不服务于它的议题和与会者。
2. 把议题列成问题。不要写“市场部”,而写“这个季度我们资助哪两个渠道?”。问题的形式让这一项何时算解决一目了然。
3. 给每一项加时间盒。分配分钟数,让议程总时长等于会议时长。时间盒能防止第一个话题吃掉整段时间。
4. 为每一项指派负责人。也就是引出该项、并带来任何预读材料的人。每个人进门前都能看清自己该准备什么。
5. 按优先级排序,而不是按舒适度。把最重要的决定放在最前、趁精力正高,而不是把它留到匆忙的最后五分钟。
6. 留一块行动区。以“决定与后续步骤”结束议程,好让“责任到人的行动收尾”是内建的,而非事后补的。
7. 提前发出并附上预读材料。至少提前一天分享议程,连同任何文档,好让会议用于讨论,而不是现场朗读。

为什么议程能成就或毁掉一场会议

议程是改善一场会议最便宜的一样东西,因为它逼着组织者事先想清楚这场会到底为什么而开。关于会议成效的研究发现,拥有并遵循一份清晰议程,是人们把会议评为值得的最有力预测因素之一。没有它,讨论就会飘移,嗓门大的人设定方向,而小组常常在那个要紧的决定之前就耗光了时间。

一份好议程还在大家碰面之前就默默干着活。当议题被写成带负责人和预读材料的问题时,人们有备而来,会议从讨论开始,而不是从解释开始。它让受邀者能判断自己是否真被需要,从而把会场保持精简。而通过以一块专门的行动区收尾,议程确保会议产出的是责任到人的后续步骤,而不是一种“讨论过了”的模糊感觉。

常见误区

• 列出“更新”这类含糊话题,而不是具体的待答问题。
• 写了议程,却拖到会议开始才发出。
• 塞进的议题多过时间所能承载,于是最后几项要么匆忙带过、要么被跳过。
• 忘了在末尾留出时间,去敲定接下来谁做什么。