会議の議題（アジェンダ）はどう書けばいい？

会議の議題を書く手順

1. 目的を一行で示す。冒頭に、その会議が生み出すべきものを書きます。「第1四半期の予算を決める」「ローンチ用チェックリストを合意する」。これで役に立たない項目や参加者がふるい落とされます。
2. 項目は問いで書く。「マーケティング」ではなく「今期どの2チャネルに予算を付けるか」。問いの形にすれば、その項目がいつ片づいたのかがはっきりします。
3. 各項目に持ち時間を付ける。合計が会議の長さになるよう分を割り当てます。持ち時間があれば、最初の話題が枠を食いつぶすのを防げます。
4. 項目ごとに担当を決める。その項目を切り出し、事前資料を用意する人です。参加者は入室前に何を準備すべきか見えます。
5. 快適さではなく重要度の順に。最も重要な決定を、気力のある冒頭に置きます。慌ただしい最後の5分に回してはいけません。
6. 行動のための枠を残す。議題の最後に「決定事項と次の一手」を置けば、担当つきの行動で締めくくることが後付けでなく組み込まれます。
7. 事前に送り、資料を添える。議題は少なくとも前日までに関連資料とともに共有し、会議を読み上げではなく議論の場にします。

なぜ議題が会議の成否を分けるのか

議題は、会議を良くする最も安価な手段です。主催者に「この会議は何のためか」を前もって決めさせるからです。会議の有効性に関する研究では、明確な議題を持ち、それに沿うことは、参加者がその会議を有意義だと評価する最も強い予測因子の一つだとされています。議題がないと議論は漂い、声の大きい人が方向を決め、肝心の決定にたどり着く前に時間切れになりがちです。

良い議題は、誰かが集まる前から静かに仕事をします。項目が担当と事前資料つきの問いとして立てられていれば、参加者は準備して現れ、会議は説明ではなく議論から始まります。招かれた人は自分が本当に必要か判断でき、人数も少なく保てます。そして専用の行動枠で締めることで、議題は「何か話し合った」という曖昧な感覚ではなく、担当の決まった次の一手を会議に生み出させるのです。

よくある間違い

• 答えを出すべき具体的な問いではなく、「報告」のような曖昧な話題を並べる。
• 議題を書いたのに、会議が始まるまで送らない。
• 時間に収まらないほど項目を詰め込み、最後のほうが駆け足か省略になる。
• 終わりに、次に誰が何をするかを決める時間を残し忘れる。