仕事中の割り込みにどう対処する？

仕事中の割り込みをさばく手順

1. 保護された集中時間を予定に入れる。深い作業のために、共有カレンダーへ1〜2枠置きます。目に見える予定は、漠然と「放っておいて」と願うよりずっと守りやすくなります。
2. デジタルのノックを消す。集中の枠の間はチャットやメールの通知を切り、決めた時間にまとめて見ます。たいていの「急ぎ」のメッセージは、1時間待っても何も問題ありません。
3. 手が離せないと示す。取り込み中のステータス、ヘッドホン、閉じたドア。明確な合図は割り込みが起きる前に止めてくれるので、その場で人を断らずにすみます。
4. 切り替える前に現在地を書く。やむを得ず中断するときは、何をしていたかと次の一手を一行書きます。そのメモが、やり直しでなく続きからの再開を可能にします。
5. 自分の割り込みもまとめる。同僚への質問はためておき、6回肩を叩くのでなくまとめて聞きます。割り込みは双方向に起きるものです。
6. 何が緊急かを取り決め直す。チームで返信時間の目安を合わせ、緊急でない質問は即座の切り替えでなく数時間以内の返信ですむようにします。

割り込みが、かかった1分以上の損失になる理由

割り込みの本当の損害は、かかる2分ではなく、その後の立て直しです。働く人々を1日追跡したグロリア・マークらの研究では、別のことへそれたあと、元の作業に戻るまで平均で約23分かかっていました。注意は、自分がどこにいて、何をしようとし、いま失った考えが何だったかという文脈を、一から組み直さなければなりません。

頻繁な割り込みは働き方そのものも、よくない方向に変えます。同じ研究では、人は中断された仕事を取り戻そうと速度を上げるものの、その代償としてストレスや苛立ち、労力が増えることが分かりました。チャットの通知や「ちょっといい?」で細切れにされた1日は、たいしたことができていなくても消耗を感じさせます。本当の仕事に必要な、持続した集中に心が落ち着く暇がないからです。

よくある間違い

• 一日中チャットやメールの通知をオンにし、あらゆるメッセージが作業を割り込む。
• どの「ちょっといい?」も本当に緊急であるかのように、全部に手を止める。
• 割り込みに半分だけ耳を貸しながら作業を続け、両方とも台無しにする。
• どこまでやっていたか書かずに切り替え、毎回立て直しで時間を失う。