仕事の生産性を上げるにはどうすればいいですか？

仕事をもっとはかどらせる手順

1. 今日のトップ3を決める。受信箱を開く前に、今日を成功と呼べる成果を2〜3個書き出します。それが動き出すまで、他のことはすべて二の次です。
2. 午前中の時間を守る。最も難しい仕事のために60〜90分をカレンダーで押さえ、上司との会議と同じように扱います。同僚は空き時間より予定の入った時間をずっと尊重してくれます。
3. メールとチャットはまとめて処理する。通知のたびに反応するのではなく、10時、13時、16時など決まった時間に確認します。職場のメッセージの大半は2時間待っても問題ありません。
4. 会議を見直す。定例会議ごとに、自分の参加が必要か、1時間も必要か、そもそも必要かを問います。議題を求め、30分ではなく25分を提案し、文書で足りるなら報告を送ります。
5. 終えてから切り替える。中途半端なタスクを行き来すると忙しく感じますが、状況を思い出し直す時間が無駄になります。中断するなら、次にやることを一行メモに残しましょう。
6. テンプレートで速くする。月に2回以上行う作業には、使い回せる返信文、チェックリスト、資料の骨組みを保存しておきます。速く賢く働くとは、たいてい速く打つことではなく、判断の回数を減らすことです。
7. 一日の終わりを紙で締める。5分かけて終わったことと明日のトップ3を書き出します。翌朝は受信箱ではなく計画から始められます。

オフィスの仕事が忙しいのにはかどらない理由

多くの知識労働者に足りないのは努力ではなく、細切れにされて時間を失っていることです。典型的な一日はメッセージ、会議、ちょっとした依頼で細かく分断され、中断のたびに離れていた作業の全体像を頭の中で組み立て直さなければなりません。カリフォルニア大学アーバイン校の研究では、中断された人は速く働くことで埋め合わせましたが、ストレス、苛立ち、時間的プレッシャーが大幅に増えたと報告しました。スピードは上がっても、自分でコントロールできている感覚は下がったのです。

切り替えそのものにもコストがあります。米国心理学会がまとめた研究によれば、タスクを切り替えるたびに脳が目標とルールを変える必要があるため、生産的な時間の最大40%が失われることがあります。だからこそ職場で最も大きく生産性が上がるのは、たいてい仕組みづくりからです。重要な仕事には少数の長いまとまった時間を、いつでも発生する受け身の仕事には決まった時間を割り当てましょう。

よくある間違い

• 受信箱から一日を始め、自分の優先順位を決める前に他人の優先順位に予定を決められてしまう。
• 何を決める会議なのかを確認せず、すべての会議招待を当然のように承諾する。
• 集中作業中もチャット通知をオンにし、反応の良さを見せようと数秒で返信する。
• 完了した重要なタスクではなく、デスクにいた時間で生産性を測る。