Comment être plus productif au travail ?

Comment en faire plus au travail, étape par étape

1. Nommez vos trois priorités. Avant d'ouvrir votre boîte mail, écrivez les deux ou trois résultats qui feraient de la journée une réussite. Tout le reste passe après tant qu'ils n'avancent pas.
2. Protégez un créneau le matin. Réservez 60 à 90 minutes dans votre agenda pour la tâche la plus difficile et traitez ce créneau comme un rendez-vous avec votre responsable. Les collègues respectent bien plus un temps réservé qu'un temps libre.
3. Regroupez mails et messagerie. Consultez vos messages à heures fixes, par exemple à 10 h, 13 h et 16 h, au lieu de réagir à chaque notification. La plupart des messages de bureau peuvent attendre deux heures sans dommage.
4. Passez vos réunions au crible. Pour chaque réunion récurrente, demandez-vous si elle a besoin de vous, d'une heure, ou même d'exister. Réclamez un ordre du jour, proposez 25 minutes au lieu de 30 et envoyez un point écrit quand cela suffit.
5. Finissez avant de passer à autre chose. Sauter d'une tâche à moitié faite à une autre donne une impression d'activité mais fait perdre du temps à se remettre dans le contexte. Si vous devez vous arrêter, notez en une ligne la prochaine action précise.
6. Gagnez du temps avec des modèles. Enregistrez des réponses types, des listes de contrôle et des trames de documents pour tout ce que vous faites plus de deux fois par mois. Travailler plus vite et mieux, c'est surtout avoir moins à décider, pas taper plus vite.
7. Clôturez la journée sur papier. Prenez cinq minutes pour noter ce qui a été fait et les trois priorités du lendemain. Vous commencerez la matinée avec un plan plutôt qu'avec votre boîte mail.

Pourquoi on est débordé au bureau sans être productif

La plupart des travailleurs du savoir ne manquent pas d'efforts : ils perdent du temps à cause de la fragmentation. Une journée type est découpée en petits morceaux par les messages, les réunions et les demandes rapides, et chaque interruption oblige à reconstruire mentalement la tâche abandonnée. Dans une étude de l'Université de Californie à Irvine, les personnes interrompues compensaient en travaillant plus vite, mais déclaraient nettement plus de stress, de frustration et de pression temporelle. La vitesse augmentait, le sentiment de maîtrise diminuait.

Le simple fait de changer de tâche a un coût. L'American Psychological Association résume des travaux montrant que passer d'une tâche à l'autre peut absorber jusqu'à 40 % du temps productif, car le cerveau doit à chaque fois changer d'objectif et de règles. C'est pourquoi les plus grands gains de productivité au travail viennent généralement de la structure : moins de créneaux, mais plus longs, pour le travail important, et des moments définis pour le travail réactif, qui existera toujours.

Erreurs fréquentes

• Commencer la journée dans sa boîte mail, ce qui laisse les priorités des autres fixer votre programme avant que vous n'ayez choisi les vôtres.
• Accepter par défaut toutes les invitations à des réunions au lieu de demander à quelle décision ou à quel résultat elles servent.
• Garder les notifications de messagerie pendant le travail de concentration et répondre en quelques secondes pour paraître réactif.
• Mesurer sa productivité au nombre d'heures passées au bureau plutôt qu'aux tâches importantes terminées.