كيف أكون أكثر إنتاجية في العمل؟

كيف تنجز أكثر في العمل خطوة بخطوة

1. سمِّ أولوياتك الثلاث. قبل أن تفتح بريدك، اكتب النتيجتين أو النتائج الثلاث التي تجعل اليوم ناجحًا. كل ما عداها ثانوي حتى تبدأ هذه بالتحرك.
2. احمِ فترة صباحية. احجز في تقويمك من 60 إلى 90 دقيقة لأصعب مهمة، وتعامل معها كأنها اجتماع مع مديرك. الزملاء يحترمون الوقت المحجوز أكثر بكثير من الوقت الفارغ.
3. اجمع البريد والمحادثات. تفقّد الرسائل في أوقات ثابتة، مثل 10:00 و13:00 و16:00، بدلًا من الاستجابة لكل إشعار. معظم رسائل العمل يمكنها الانتظار ساعتين دون ضرر.
4. راجع اجتماعاتك. اسأل عن كل اجتماع متكرر: هل يحتاج إليّ؟ هل يحتاج ساعة كاملة؟ هل يجب أن يُعقد أصلًا؟ اطلب جدول أعمال، واقترح 25 دقيقة بدلًا من 30، وأرسل تحديثًا مكتوبًا حين يكون كافيًا.
5. أنهِ قبل أن تنتقل. القفز بين مهام نصف منجزة يمنحك شعورًا بالانشغال، لكنه يهدر الوقت في استعادة السياق. وإن اضطررت للتوقف، فاترك ملاحظة من سطر واحد تحدد الخطوة التالية بدقة.
6. اعمل أسرع بالقوالب. احفظ ردودًا جاهزة وقوائم تحقق وهياكل مستندات لكل ما تكرره أكثر من مرتين في الشهر. العمل الأسرع والأذكى يعني غالبًا قرارات أقل، لا كتابة أسرع.
7. اختم يومك على الورق. خصّص خمس دقائق لتدوين ما أنجزته وما هي أولوياتك الثلاث للغد. هكذا تبدأ صباحك التالي بخطة لا بصندوق البريد.

لماذا يبدو العمل المكتبي مزدحمًا لكنه قليل الإنتاج

معظم العاملين في مجال المعرفة لا ينقصهم الجهد، بل يخسرون الوقت بسبب التشتت. فاليوم المعتاد يتقطع إلى أجزاء صغيرة بفعل الرسائل والاجتماعات والطلبات السريعة، وكل مقاطعة تجبرك على إعادة بناء صورتك الذهنية للمهمة التي تركتها. وفي دراسة أُجريت في جامعة كاليفورنيا في إرفاين، عوّض الأشخاص الذين تعرضوا للمقاطعة ذلك بالعمل بسرعة أكبر، لكنهم أفادوا بمستويات أعلى بكثير من التوتر والإحباط وضغط الوقت. ارتفعت السرعة، بينما تراجع الإحساس بالسيطرة.

وللتنقل بين المهام ثمن في حد ذاته. إذ تلخّص الجمعية الأمريكية لعلم النفس أبحاثًا تُظهر أن التبديل بين المهام قد يستهلك ما يصل إلى 40% من الوقت المنتج للشخص، لأن الدماغ مضطر إلى تغيير الأهداف والقواعد في كل مرة. لهذا تأتي أكبر مكاسب الإنتاجية في العمل عادةً من التنظيم: فترات أقل عددًا وأطول مدة للعمل المهم، وأوقات واضحة للعمل التفاعلي الذي سيظل موجودًا دائمًا.

أخطاء شائعة

• بدء اليوم من صندوق البريد، مما يترك أولويات الآخرين تحدد جدولك قبل أن تختار أولوياتك.
• قبول كل دعوة اجتماع تلقائيًا بدلًا من السؤال عن القرار أو النتيجة المرجوة منه.
• إبقاء إشعارات المحادثة مفعّلة أثناء العمل المركّز والرد خلال ثوانٍ لتبدو متجاوبًا.
• قياس الإنتاجية بعدد الساعات على المكتب بدلًا من المهام المهمة المنجزة.