회사에서 업무 효율을 높이려면 어떻게 해야 하나요?

회사에서 더 많은 일을 해내는 단계별 방법

1. 오늘의 세 가지를 정하세요. 메일함을 열기 전에, 해내면 오늘이 성공적이었다고 할 수 있는 결과 두세 가지를 적습니다. 그 일들이 움직이기 전까지 나머지는 모두 뒷순위입니다.
2. 오전 시간을 지키세요. 가장 어려운 일을 위해 캘린더에 60~90분을 잡고, 상사와의 미팅처럼 다루세요. 동료들은 빈 시간보다 예약된 시간을 훨씬 존중합니다.
3. 메일과 메신저는 몰아서. 알림마다 반응하지 말고 10시, 13시, 16시처럼 정해진 시간에 확인하세요. 회사 메시지는 대부분 두 시간쯤 기다려도 문제가 없습니다.
4. 회의를 점검하세요. 반복되는 회의마다 내가 꼭 필요한지, 한 시간이나 필요한지, 애초에 있어야 하는지 물어보세요. 안건을 요청하고, 30분 대신 25분을 제안하고, 서면 공유로 충분하면 그렇게 하세요.
5. 끝내고 넘어가세요. 반쯤 한 일들 사이를 오가면 바빠 보이지만, 맥락을 다시 불러오느라 시간이 낭비됩니다. 멈춰야 한다면 다음에 할 행동을 한 줄로 적어 두세요.
6. 템플릿으로 빨라지세요. 한 달에 두 번 이상 하는 일은 답장 문구, 체크리스트, 문서 틀을 저장해 두세요. 더 빠르고 똑똑하게 일한다는 것은 타자가 빨라지는 것이 아니라 결정할 일이 줄어드는 것입니다.
7. 하루를 종이 위에서 마무리하세요. 5분 동안 끝낸 일과 내일의 세 가지를 적으세요. 다음 날 아침을 메일함이 아니라 계획으로 시작할 수 있습니다.

회사 일은 바쁜데 성과가 없는 것처럼 느껴지는 이유

대부분의 지식 노동자는 노력이 부족한 것이 아니라 시간이 잘게 쪼개져 사라집니다. 하루가 메시지, 회의, 간단한 요청으로 조각나고, 방해를 받을 때마다 하던 일의 머릿속 그림을 다시 그려야 합니다. 캘리포니아 대학교 어바인 캠퍼스의 연구에서 방해를 받은 사람들은 더 빨리 일하는 것으로 이를 보완했지만, 스트레스, 좌절감, 시간 압박을 훨씬 많이 느꼈습니다. 속도는 올라갔지만 통제감은 떨어진 것입니다.

작업 전환 자체에도 비용이 듭니다. 미국심리학회(APA)는 작업 사이를 오가는 것이 생산적인 시간의 최대 40%를 잡아먹을 수 있다는 연구를 소개합니다. 전환할 때마다 뇌가 목표와 규칙을 바꿔야 하기 때문입니다. 그래서 업무 효율이 가장 크게 오르는 방법은 대개 구조를 바꾸는 것입니다. 중요한 일에는 더 적고 긴 시간 블록을, 언제나 존재할 대응성 업무에는 분명한 시간을 정해 주는 것입니다.

흔한 실수

• 메일함으로 하루를 시작해, 내 우선순위를 정하기도 전에 남의 우선순위가 일정을 차지하게 두는 것.
• 어떤 결정이나 결과를 위한 회의인지 묻지 않고 모든 회의 초대를 기본으로 수락하는 것.
• 집중해야 할 시간에도 메신저 알림을 켜 두고, 반응이 빠른 사람으로 보이려고 몇 초 만에 답하는 것.
• 끝낸 중요한 일이 아니라 책상에 앉아 있던 시간으로 생산성을 재는 것.