회의 안건은 어떻게 작성하나요?

회의 안건 작성법, 단계별로

1. 목적을 한 줄로 밝히세요. 맨 위에 회의가 내놓아야 할 것을 적으세요. '1분기 예산 결정'이나 '출시 체크리스트 합의'처럼요. 이것이 목적에 맞지 않는 항목과 참석자를 걸러 냅니다.
2. 항목을 질문으로 적으세요. '마케팅' 대신 '이번 분기에 어느 두 채널에 투자할까?'라고 쓰세요. 질문이면 항목이 언제 해결됐는지 분명해집니다.
3. 항목마다 시간을 배분하세요. 안건의 합이 회의 길이가 되도록 분을 할당하세요. 시간 배분이 첫 주제가 자리 전체를 먹어 치우는 것을 막습니다.
4. 항목마다 담당자를 지정하세요. 그 항목을 소개하고 사전 읽을거리를 준비하는 사람입니다. 누구나 들어오기 전에 무엇을 준비할지 알 수 있습니다.
5. 편안함이 아니라 우선순위로 배열하세요. 가장 중요한 결정을 에너지가 높은 맨 앞에 두고, 쫓기는 마지막 5분으로 아끼지 마세요.
6. 실행 과제 블록을 남기세요. 안건을 '결정과 다음 단계'로 끝내, 담당자가 정해진 과제로 마무리하는 것이 덤이 아니라 기본이 되게 하세요.
7. 미리 보내고 사전 읽을거리를 첨부하세요. 적어도 하루 전에 문서와 함께 안건을 공유해, 회의가 낭독이 아니라 논의를 위한 것이 되게 하세요.

안건이 회의를 살리거나 죽이는 이유

안건은 회의를 개선하는 가장 값싼 한 가지입니다. 주최자가 회의가 무엇을 위한 것인지 미리 정하도록 강제하기 때문이죠. 회의 효과성 연구는 분명한 안건을 두고 지키는 것이, 참석자가 회의를 가치 있게 평가하게 하는 가장 강력한 예측 요인에 든다고 봅니다. 안건이 없으면 논의가 흘러가고, 목소리 큰 사람이 방향을 정하며, 정작 중요한 결정 전에 시간이 바닥나기 일쑤입니다.

좋은 안건은 모이기 전부터 조용히 일합니다. 항목이 담당자와 사전 읽을거리가 붙은 질문으로 짜이면, 사람들이 준비해 와서 회의가 설명이 아니라 논의에서 시작됩니다. 참석 대상자가 자신이 정말 필요한지 판단하게 해 자리를 작게 유지하고요. 그리고 전용 실행 과제 블록으로 끝내게 함으로써, 회의가 '무언가 논의했다'는 막연한 느낌이 아니라 담당자가 정해진 다음 단계를 내놓게 보장합니다.

흔한 실수

• 답할 구체적 질문 대신 '업데이트' 같은 모호한 주제를 나열하는 것.
• 안건을 써 두고 회의가 시작될 때까지 보내지 않는 것.
• 시간이 허락하는 것보다 많은 항목을 욱여넣어, 마지막 항목들이 쫓기거나 건너뛰어지는 것.
• 끝에 누가 다음에 무엇을 할지 정할 시간을 남기는 것을 잊는 것.