Equipos y proyectos
Calculadora de la tasa de utilización
Introduce las horas facturables, las horas disponibles por semana, el número de semanas y tu objetivo; obtén la tasa de utilización y lo que falta.
Las horas disponibles suelen excluir festivos y vacaciones aprobadas; mantén la misma definición en cada periodo.
Cómo se calcula la tasa de utilización
La utilización facturable es la parte del tiempo de trabajo disponible que se factura a clientes: utilización = horas facturables ÷ horas disponibles × 100. Las horas disponibles son horas por semana × semanas del periodo. El objetivo en horas es horas disponibles × % objetivo, y la diferencia es el objetivo menos lo facturado.
Ejemplo: en 4 semanas de 40 horas hay 160 horas disponibles. Si 112 fueron facturables, la utilización es 112 ÷ 160 = 70 %. Con un objetivo del 75 % necesitabas 120 horas facturables, así que faltan 8, unas 2 por semana. A 100 $ la hora son 11.200 $ facturados y una diferencia de 800 $. Las otras 48 horas se dedicaron a trabajo no facturable, como reuniones internas, administración, ventas y formación.
| Utilización | Horas facturables por semana de 40 horas | Horas facturables al año (2.080 h) |
|---|---|---|
| 50 % | 20 | 1.040 |
| 60 % | 24 | 1.248 |
| 70 % | 28 | 1.456 |
| 75 % | 30 | 1.560 |
| 80 % | 32 | 1.664 |
| 90 % | 36 | 1.872 |
La columna anual usa 2.080 horas, un año completo de 52 semanas; resta festivos y vacaciones de las horas disponibles para obtener una cifra más realista.
Cómo es una buena tasa de utilización
Los objetivos dependen del puesto. Al personal de producción en consultoras, agencias y despachos contables se le suelen fijar objetivos en torno al 70–85 %, mientras que los responsables, que dedican tiempo a contratar, evaluar y vender, suelen estar bastante por debajo. Un objetivo del 100 % nunca es realista: el correo, las reuniones internas, la formación y las vacaciones necesitan tiempo, y un equipo que factura cada hora no tiene margen para un encargo urgente.
El error más frecuente es un denominador cambiante. Si un mes se cuentan 40 horas semanales y al siguiente solo las horas que quedan tras las ausencias, las tasas no se pueden comparar. Elige una definición, déjala por escrito y aplícala a todos. Registra también los motivos de una utilización baja: si se debe a la falta de trabajo de clientes, hace falta esfuerzo comercial; si se debe a demasiado trabajo interno, hay que recortar reuniones o automatizar la administración.
La utilización mide lo ocupada que está la gente, no lo rentable que es el trabajo. Combínala con la realización, la parte de las horas facturadas que se cobra realmente a la tarifa estándar, para ver si el tiempo facturado se convierte en ingresos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la tasa de utilización?
Divide las horas facturables entre las horas disponibles y multiplica por 100. 30 horas facturables en una semana de 40 horas son un 75 % de utilización; para un mes, usa el total de horas facturables y disponibles de ese mes.
¿Qué es una buena tasa de utilización facturable?
Para consultores y personal de agencia que trabajan con clientes son habituales objetivos de aproximadamente el 70–85 %. Los directivos y los puestos de apoyo suelen apuntar más bajo, y las tasas superiores al 90 % durante mucho tiempo tienden a provocar agotamiento.
¿Los festivos cuentan como horas disponibles?
La mayoría de las empresas quitan los festivos y las vacaciones aprobadas de las horas disponibles para no penalizar a nadie por sus días libres. Lo más importante es usar la misma regla en cada periodo y para cada persona.