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Auslastungsgrad-Rechner
Gib abrechenbare Stunden, verfügbare Stunden pro Woche, die Zahl der Wochen und dein Ziel ein und erhalte den Auslastungsgrad und was noch fehlt.
Verfügbare Stunden schließen meist Feiertage und genehmigten Urlaub aus; verwende in jedem Zeitraum dieselbe Definition.
So wird der Auslastungsgrad berechnet
Die abrechenbare Auslastung ist der Anteil der verfügbaren Arbeitszeit, der Kunden in Rechnung gestellt wird: Auslastung = abrechenbare Stunden ÷ verfügbare Stunden × 100. Die verfügbaren Stunden sind Stunden pro Woche × Wochen im Zeitraum. Das Ziel in Stunden ist verfügbare Stunden × Ziel-%, und die Lücke ist das Ziel minus das Abgerechnete.
Beispiel: In 4 Wochen mit je 40 Stunden stehen 160 Stunden zur Verfügung. Waren davon 112 abrechenbar, liegt die Auslastung bei 112 ÷ 160 = 70 %. Bei einem Ziel von 75 % wären 120 abrechenbare Stunden nötig gewesen, es fehlen also 8, etwa 2 pro Woche. Bei 100 $ pro Stunde sind das 11.200 $ abgerechnet und eine Lücke von 800 $. Die übrigen 48 Stunden flossen in nicht abrechenbare Arbeit wie interne Meetings, Verwaltung, Vertrieb und Weiterbildung.
| Auslastung | Abrechenbare Stunden pro 40-Stunden-Woche | Abrechenbare Stunden pro Jahr (2.080 Std.) |
|---|---|---|
| 50 % | 20 | 1.040 |
| 60 % | 24 | 1.248 |
| 70 % | 28 | 1.456 |
| 75 % | 30 | 1.560 |
| 80 % | 32 | 1.664 |
| 90 % | 36 | 1.872 |
Die Jahresspalte verwendet 2.080 Stunden, ein volles Jahr mit 52 Wochen; zieh Feiertage und Urlaub von den verfügbaren Stunden ab, um einen realistischeren Wert zu erhalten.
Wie eine gute Auslastung aussieht
Die Ziele hängen von der Rolle ab. Projektmitarbeitende in Beratungen, Agenturen und Steuerkanzleien haben oft Ziele um 70–85 %, während Führungskräfte, die Zeit für Recruiting, Mitarbeitergespräche und Vertrieb brauchen, meist deutlich darunter liegen. Ein Ziel von 100 % ist nie realistisch: E-Mails, interne Meetings, Weiterbildung und Urlaub brauchen alle Zeit, und ein Team, das jede Stunde abrechnet, hat keinen Puffer für einen Eilauftrag.
Der häufigste Fehler ist ein wechselnder Nenner. Wenn ein Monat mit 40 Stunden pro Woche rechnet und der nächste nur mit den Stunden, die nach Urlaub übrig bleiben, lassen sich die Werte nicht vergleichen. Wähle eine Definition, halte sie schriftlich fest und wende sie auf alle an. Erfasse auch die Gründe für eine niedrige Auslastung: Eine Lücke wegen fehlender Kundenaufträge verlangt mehr Vertrieb, eine Lücke wegen zu viel interner Arbeit verlangt weniger Meetings oder automatisierte Verwaltung.
Die Auslastung misst, wie beschäftigt Menschen sind, nicht wie profitabel die Arbeit ist. Kombiniere sie mit der Realisierungsquote, also dem Anteil der abgerechneten Stunden, der tatsächlich zum Standardsatz bezahlt wird, um zu sehen, ob die abgerechnete Zeit zu Umsatz wird.
Häufig gestellte Fragen
Wie berechnet man den Auslastungsgrad?
Teile die abrechenbaren Stunden durch die verfügbaren Stunden und multipliziere mit 100. 30 abrechenbare Stunden in einer 40-Stunden-Woche sind 75 % Auslastung; für einen Monat nimmst du die gesamten abrechenbaren und verfügbaren Stunden dieses Monats.
Was ist eine gute abrechenbare Auslastung?
Für Beraterinnen, Berater und Agenturmitarbeitende mit Kundenkontakt sind Ziele von etwa 70–85 % üblich. Führungs- und Supportrollen liegen meist niedriger, und Werte über 90 % über längere Zeit führen oft zu Burnout.
Zählen Feiertage zu den verfügbaren Stunden?
Die meisten Unternehmen ziehen Feiertage und genehmigten Urlaub von den verfügbaren Stunden ab, damit niemand für freie Tage bestraft wird. Am wichtigsten ist, in jedem Zeitraum und für jede Person dieselbe Regel zu verwenden.