生産的な一日にするには、どう計画を立てればいいですか？

一日の計画を立てる手順

1. 夜に今日を締めくくる。終わらなかったタスクや、まだ気になっていることを書き出します。やり残しを紙に出しておけば、計画中にそれが頭の中で騒ぎ立てることがなくなります。
2. 必ずやることを3つ選ぶ。そのリストから、他に何もできなくても明日が良い日になる3つのタスクに丸をつけます。それ以外はすべて「できれば」になります。
3. まず固定の予定を書き込む。朝、会議、授業、子どもの送り迎え、約束をカレンダーに入れます。本当に使えるのは、その間の空き時間だけです。
4. その空き時間に3つを入れる。それぞれに開始と終了の時刻を決め、最も負荷の高いタスクを最初の60〜90分の空き枠に置きます。
5. 細かい用事はまとめる。メール、電話、お使い、事務作業を1時間おきに割り込ませず、30分の枠1〜2個にまとめます。
6. 余白を残し、昼に計画を立て直す。一日の約25%は予定を入れずにおきます。昼休みに計画を確認し、諦めるのではなくブロックを動かします。

一日を計画するとはかどる理由

計画がないと、一日はメッセージ、依頼、手をつけやすいタスクなど、最初に飛び込んできたものに決められてしまいます。具体的な時刻を書いた計画が効くのは、「いつ、どこで」を前もって決めてしまうからです。「実行意図」と呼ばれるこうした「もし〜なら〜する」型の計画に関する94件の研究のメタ分析では、ただ何かをしようと思うだけの場合に比べて、実際の目標達成に中〜大の効果（d = 0.65）が見られました。

前日の夜に計画すると、翌朝の気持ちも軽くなります。マシカンポとバウマイスターの実験では、やり残した目標は人の思考に割り込み続けますが、それに具体的な計画を立てると、作業をまだ何もしていなくてもその干渉がほぼなくなりました。夜の振り返りと朝の時間ブロックが一組で効くのはそのためです。一方は頭をすっきりさせ、もう一方は3つの優先事項を自分とのアポイントに変えてくれます。

よくある間違い

• 時刻のない15項目のToDoリストを書き、10時にはもう遅れている気分になる。
• 1分の隙間もなく予定を詰め込み、最初の遅れでその日の残りが総崩れになる。
• 最も重要なタスクを、注意力をすでに使い果たしたメールや会議の後に置く。
• 昼の確認を省き、計画が少しずれた瞬間に投げ出してしまう。