時間をもっと効率よく使うにはどうすればいいですか？

時間の効率を上げる6つのテクニック

1. 普段の1週間を記録する。5日間、30分単位で何をしたかをメモします。推測より実際のデータのほうが確かで、時間がどこから漏れているかが正確にわかります。
2. 似た作業をまとめる。メッセージへの返信、電話、書類仕事は決まった時間枠でまとめて行います。種類の違う作業を切り替えるたびに再始動のコストがかかるので、切り替えが少ないほど短い時間で多くを終えられます。
3. 見積もってから50%足す。始める前にかかると思う時間を書き、終わった後に比べます。ほとんどの人は短く見積もるので、実績が別の数字を示すまでは半分を上乗せします。
4. 断るか「今はできない」と言う。依頼を受ける前に、それが何の代わりになるのかを考えます。「今週は難しいのですが、15日まで待っていただけますか？」と丁寧に伝えれば、関係を壊さずに時間を守れます。
5. 2分ルールを使う。2分以内で終わることはすぐにやり、それ以上かかることは予定に入れます。小さなタスクが積み重なって、時間を食う山にならずに済みます。
6. 繰り返し作業は削る・自動化する・任せる。毎週行う作業は、テンプレート、チェックリスト、自動引き落とし、他の人への委任の候補です。

一生懸命働いても時間が消えていく理由

時間の非効率は、怠けから生まれることはめったにありません。原因は、作業を短く見積もることと、作業を切り替えることという二つの予測できる習慣です。心理学では一つ目を「計画錯誤」と呼びます。古典的な研究では、学生に卒業論文を終える時期を予測してもらったところ、現実的な予測を求めても、自分の見積もりを守れたのは3分の1未満でした。楽観的な見積もりで立てた計画はあふれ、あふれた分が夜や週末を食いつぶします。

二つ目の漏れは切り替えのコストです。タスク切り替えに関する実験では、種類の違う作業に移るたびに、脳が設定を組み直す間の測定できる遅れが生じ、その数秒が1日に何十回もの切り替えで積み重なります。時間管理のテクニックは実際に効果があります。158件の研究を対象にした2021年のメタ分析では、時間管理は成果の向上と中程度に、幸福感や苦痛の少なさとはより強く関連していました。主な見返りは、より多く詰め込むことではなく、自分でコントロールできている感覚だといえます。

よくある間違い

• 時間を節約しようとマルチタスクをして、かえってどの作業も遅く、ミスが多くなる。
• すべての依頼を引き受け、自分の優先事項を取り戻すために残業する。
• 前回実際にかかった時間ではなく、本来かかるはずの時間で締め切りを決める。
• 仕事そのものより、それを整理する生産性システムの改良に時間をかける。