كيف أستغل وقتي بكفاءة أكبر؟

كيف تستغل وقتك بكفاءة: ست تقنيات

1. تتبّع أسبوعًا عاديًا. دوّن ما تفعله في كل نصف ساعة لمدة خمسة أيام. البيانات الحقيقية أفضل من التخمين، وتُظهر بدقة أين يتسرب الوقت.
2. اجمع المهام المتشابهة. ردّ على الرسائل، وأجرِ المكالمات، وأنجز الأوراق في فترات محددة. كل انتقال بين أنواع مختلفة من العمل له تكلفة إعادة تشغيل، فالانتقالات الأقل تعني إنجازًا أكثر في وقت أقل.
3. قدّر ثم أضف 50%. اكتب كم تظن أن المهمة ستستغرق قبل أن تبدأ، وقارن ذلك بعد الانتهاء. معظم الناس يقللون التقدير، فأضف النصف حتى يثبت سجلك العكس.
4. قل «لا» أو «ليس الآن». قبل أن تقبل طلبًا، اسأل نفسك عمّا سيحل محله. عبارة مهذبة مثل «لا أستطيع هذا الأسبوع، هل يمكن أن ينتظر حتى الخامس عشر؟» تحمي وقتك دون أن تخسر علاقاتك.
5. طبّق قاعدة الدقيقتين. إن كان الأمر يستغرق أقل من دقيقتين فأنجزه فورًا، وإن كان أطول فجدوله. هذا يمنع تراكم المهام الصغيرة في قائمة متأخرات تستهلك الوقت.
6. احذف المتكرر أو أتمته أو فوّضه. أي مهمة تقوم بها كل أسبوع مرشحة لأن تصبح قالبًا، أو قائمة تحقق، أو دفعة تلقائية، أو عملًا لشخص آخر.

لماذا يتسرب الوقت حتى حين تعمل بجد

نادرًا ما يأتي سوء استغلال الوقت من الكسل، بل من عادتين يمكن توقعهما: التقليل من تقدير المهام، والتنقل بينها. يسمي علماء النفس الأولى «مغالطة التخطيط»؛ ففي دراسة كلاسيكية، توقّع طلاب موعد إنهاء رسائلهم الجامعية، ولم يلتزم بتقديره الخاص سوى أقل من ثلثهم، حتى حين طُلب منهم تقدير واقعي. والخطط المبنية على تقديرات متفائلة تفيض، وهذا الفائض يلتهم الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع.

أما تكاليف التنقل فهي مصدر التسرب الثاني. فالتجارب المخبرية على التبديل بين المهام تُظهر أن كل انتقال بين أنواع مختلفة من العمل يضيف تأخيرًا قابلًا للقياس بينما يعيد الدماغ ضبط نفسه، وهذه الثواني تتضاعف عبر عشرات الانتقالات يوميًا. وتقنيات إدارة الوقت تؤتي ثمارها فعلًا: إذ وجد تحليل تجميعي عام 2021 شمل 158 دراسة أن إدارة الوقت ارتبطت ارتباطًا متوسطًا بأداء أفضل، وارتباطًا أقوى بالرفاهية وانخفاض الضيق النفسي، مما يشير إلى أن الفائدة الأساسية هي الشعور بالسيطرة لا حشر مزيد من المهام.

أخطاء شائعة

• تعدد المهام لتوفير الوقت، وهو ما يجعل كل مهمة عادةً أبطأ وأكثر عرضة للأخطاء.
• الموافقة على كل طلب، ثم العمل حتى وقت متأخر للحاق بأولوياتك.
• تحديد المواعيد النهائية بناءً على المدة التي يُفترض أن تستغرقها المهمة بدلًا مما استغرقته في المرة الماضية.
• قضاء وقت في تحسين نظام الإنتاجية أكثر من الوقت المخصص للعمل الذي ينظمه.