시간을 더 효율적으로 쓰려면 어떻게 해야 하나요?

시간을 효율적으로 쓰는 6가지 기술

1. 평범한 한 주를 기록하세요. 5일 동안 30분 단위로 무엇을 했는지 적으세요. 짐작보다 실제 데이터가 낫고, 시간이 정확히 어디서 새는지 보여 줍니다.
2. 비슷한 일을 묶으세요. 메시지 답장, 전화, 서류 작업은 정해진 블록에서 처리하세요. 종류가 다른 일로 바꿀 때마다 재시작 비용이 들기 때문에, 전환이 적을수록 더 짧은 시간에 더 많이 끝냅니다.
3. 추정하고 50%를 더하세요. 시작 전에 걸릴 시간을 적고 끝난 뒤 비교하세요. 대부분 과소평가하므로, 기록이 다르게 말해 주기 전까지는 절반을 더 잡으세요.
4. 거절하거나, ‘지금은 안 된다’고 말하세요. 요청을 받아들이기 전에 무엇을 대신 못 하게 되는지 물어보세요. ‘이번 주는 어렵고, 15일까지 기다려 주실 수 있을까요?’ 같은 정중한 답은 관계를 해치지 않고 시간을 지켜 줍니다.
5. 2분 규칙을 적용하세요. 2분 안에 끝나는 일은 바로 하고, 더 걸리는 일은 일정에 넣으세요. 작은 일이 쌓여 시간을 잡아먹는 밀린 일 더미가 되는 것을 막아 줍니다.
6. 반복되는 일은 없애거나, 자동화하거나, 맡기세요. 매주 하는 일은 모두 템플릿, 체크리스트, 자동 이체, 다른 사람에게 맡기기의 후보입니다.

열심히 일해도 시간이 새어 나가는 이유

시간 낭비는 게으름에서 오는 경우가 드뭅니다. 예측 가능한 두 가지 습관, 즉 일을 과소평가하는 것과 일 사이를 오가는 것에서 옵니다. 심리학자들은 앞의 것을 계획 오류라고 부릅니다. 고전적인 연구에서 학생들에게 졸업 논문을 언제 끝낼지 예측하게 했더니, 현실적으로 예측해 달라고 요청했는데도 자기 예상을 지킨 학생은 3분의 1도 되지 않았습니다. 낙관적인 추정에 기반한 계획은 넘치게 되고, 넘친 일은 저녁과 주말을 잡아먹습니다.

두 번째 누수는 전환 비용입니다. 작업 전환에 관한 실험실 연구는 종류가 다른 일로 바꿀 때마다 뇌가 다시 설정되는 동안 측정 가능한 지연이 생기고, 그 몇 초가 하루 수십 번의 전환에 걸쳐 불어난다는 것을 보여 줍니다. 시간 관리 기술은 실제로 효과가 있습니다. 158개 연구를 종합한 2021년 메타분석에서 시간 관리는 성과 향상과 중간 정도로, 웰빙 및 낮은 스트레스와는 더 강하게 관련되어 있었습니다. 주된 효과가 더 많은 일을 욱여넣는 것이 아니라 통제감을 느끼는 것이라는 뜻입니다.

흔한 실수

• 시간을 아끼려고 멀티태스킹을 하는 것. 대개 각각의 일이 더 느려지고 실수도 늘어납니다.
• 모든 요청을 수락한 뒤, 내 우선순위를 따라잡으려고 늦게까지 일하는 것.
• 지난번에 실제로 걸린 시간이 아니라 걸려야 하는 시간을 기준으로 마감을 정하는 것.
• 생산성 시스템이 정리해 줄 일 자체보다 그 시스템을 완벽하게 다듬는 데 더 많은 시간을 쓰는 것.