¿Cómo planificar mi día para ser productivo?

Cómo organizar tu día, paso a paso

1. Cierra el día anterior por la noche. Apunta las tareas sin terminar y todo lo que te ronde por la cabeza. Pasar los cabos sueltos al papel evita que te sigan dando vueltas mientras planificas.
2. Elige tres imprescindibles. De esa lista, rodea las tres tareas que harían de mañana un buen día aunque no hicieras nada más. Todo lo demás pasa a ser opcional.
3. Marca primero lo fijo. Por la mañana, apunta en el calendario reuniones, clases, llevar a los niños al colegio y citas. Solo los huecos entre ellos están realmente disponibles.
4. Mete los imprescindibles en esos huecos. Dale a cada uno una hora de inicio y de fin, y coloca la tarea más exigente en tu primer bloque libre de 60–90 minutos.
5. Agrupa lo pequeño. Reúne correo, llamadas, recados y papeleo en uno o dos huecos de 30 minutos en vez de dejar que te interrumpan cada hora.
6. Deja margen y replanifica a mediodía. Mantén sin programar alrededor del 25% del día. A la hora de comer, revisa el plan y mueve bloques en lugar de abandonarlo.

Por qué planificar el día te ayuda a hacer más

Sin un plan, el día lo decide lo primero que llega: mensajes, peticiones y las tareas más fáciles de empezar. Un plan por escrito con horas concretas funciona porque deja resueltos de antemano el cuándo y el dónde. Un metaanálisis de 94 estudios sobre estos planes del tipo «si pasa X, haré Y», llamados intenciones de implementación, encontró un efecto de medio a grande sobre el logro real de los objetivos (d = 0,65), frente a solo tener la intención de hacer algo.

Planificar la noche anterior también hace que la mañana siguiente pese menos. Los experimentos de Masicampo y Baumeister mostraron que los objetivos pendientes siguen colándose en los pensamientos, pero que hacer un plan concreto para ellos eliminaba en gran parte esa interferencia, incluso antes de haber hecho nada del trabajo. Por eso el repaso de la noche y los bloques de la mañana funcionan en pareja: uno despeja la cabeza y el otro convierte tres prioridades en citas contigo mismo.

Errores frecuentes

• Escribir una lista de 15 tareas sin horas y sentir que vas tarde a las 10 de la mañana.
• Programar cada minuto uno detrás de otro, de modo que el primer retraso tumba el resto del día.
• Dejar la tarea más importante para después del correo y las reuniones, cuando ya has gastado la atención.
• Saltarte la revisión de mediodía y renunciar al plan en cuanto se desvía.