Comment organiser sa journée pour être productif ?

Comment planifier sa journée, étape par étape

1. Bouclez la journée la veille au soir. Notez les tâches inachevées et tout ce qui vous trotte encore dans la tête. Mettre ces points en suspens sur papier les empêche de vous parasiter pendant que vous planifiez.
2. Choisissez trois incontournables. Dans cette liste, entourez les trois tâches qui feraient de demain une bonne journée même si rien d'autre n'était fait. Tout le reste devient facultatif.
3. Posez d'abord les points fixes. Le matin, inscrivez dans votre agenda réunions, cours, trajets d'école et rendez-vous. Seuls les trous entre eux sont réellement disponibles.
4. Placez les incontournables dans ces trous. Donnez à chacun une heure de début et de fin, en mettant la tâche la plus exigeante dans votre premier créneau libre de 60 à 90 minutes.
5. Regroupez les petites tâches. Rassemblez e-mails, appels, courses et démarches administratives dans un ou deux créneaux de 30 minutes au lieu de les laisser vous interrompre toutes les heures.
6. Gardez une marge et réajustez à midi. Laissez environ 25 % de la journée non planifiés. À la pause déjeuner, relisez le plan et déplacez des blocs plutôt que de l'abandonner.

Pourquoi planifier sa journée permet d'en faire plus

Sans plan, c'est ce qui arrive en premier qui décide de la journée : messages, demandes et tâches les plus faciles à commencer. Un plan écrit avec des horaires précis fonctionne parce qu'il règle à l'avance le quand et le où. Une méta-analyse de 94 études sur ces plans « si… alors », appelés intentions de mise en œuvre, a trouvé un effet moyen à fort sur l'atteinte réelle des objectifs (d = 0,65), par rapport à la simple intention d'agir.

Planifier la veille rend aussi le lendemain matin plus léger. Les expériences de Masicampo et Baumeister ont montré que les objectifs inachevés continuent de s'imposer dans nos pensées, mais qu'établir un plan concret pour eux supprime en grande partie cette interférence, avant même d'avoir commencé le travail. C'est pourquoi le bilan du soir et les créneaux du matin fonctionnent en duo : l'un vide la tête, l'autre transforme trois priorités en rendez-vous avec vous-même.

Erreurs fréquentes

• Écrire une liste de 15 tâches sans horaires, puis se sentir en retard dès 10 h.
• Remplir chaque minute sans espace entre les blocs, si bien que le premier retard fait dérailler toute la journée.
• Placer la tâche la plus importante après les e-mails et les réunions, quand l'attention est déjà épuisée.
• Sauter le point de midi et abandonner le plan dès qu'il prend du retard.