真正管用的最佳时间管理技巧

最好的时间管理技巧不是什么巧妙的窍门；它们是一小串从你一天中剔除浪费的习惯。先排优先级再规划、批量处理相似任务、难活单任务化、前一晚规划，并对低价值请求说不。合在一起，它们削减了切换、决定和过度承诺的隐藏成本，而你的大部分时间正是在那里消失的。下面讲讲每一条如何运作、最适合谁。

先排优先级，再做规划

大多数人以“反应”开始一天：打开邮件，任由别人的请求设定日程。杠杆最高的单一改变，是在你碰收件箱之前就定下你的优先级。每天早晨——或者更好，前一晚——挑出最重要的两三项任务，并诚实承认一份长清单不是一个计划。慢慢做对的任务，胜过飞快做错的任务。

应用这一点的一个简单方法，是挑一项重要到“完成它就能让这一天算成功”的任务，并第一个去做它。这正是吃掉那只青蛙的核心：在别的任何事能挤掉它之前，先攻下最重要、通常也最不愉快的那项任务。

批量处理相似工作

每次你在不同种类的任务之间切换，都付出一笔代价：一部分注意力卡在你刚做的事上，你也会犯更多错。批量处理通过把相似任务归进固定时段来防御这一点。你不再持续查收邮件，而是在比如 11:00 和 16:00 处理它。你不再随到随接电话，而是把它们集中到下午的一个时段。

回报是你在一种心理模式里停留更久，于是每项任务跑得更快、更干净。更深层的原因是注意力残留：切换任务之后，你的一部分心思仍逗留在上一件上，所以任何新事物的头几分钟只部分属于你。批量处理把你缴这笔代价的频率降到最低。关于被打断工作的研究还发现，人们会靠加快速度来弥补打断，代价却是更多的压力和紧迫感，所以不断切换不只浪费时间，还让这一天感觉更糟。批量处理几乎适用于任何重复性工作：

• 沟通：邮件、聊天和电话放进两到三个固定时段。
• 事务：报销、表单和排程在每周一个单独的块里完成。
• 跑腿和快速任务：打包处理，而不是散落在一天中。

难活要单任务

多任务感觉高效，却多半是错觉。实际发生的是快速切换，而关于任务切换的研究一致表明它耗费时间、增加错误。对任何费脑的事，一次做一件就是更快。一条有用的规则：轻度、自动化的任务可以重叠（一边打电话一边叠衣服），但任何需要思考的任务都要你全神贯注。想深入了解，见单任务。

单任务的一个近亲是两分钟法则：如果一项任务花不到两分钟，就立刻去做，而不是让它堆积成心理杂物。读一读两分钟法则，看它如何防止小任务变成积压。

前一晚规划

一天中最昂贵的时刻，往往是最初那个：你坐下来，必须决定做什么。到那时，意志力很容易被最容易的事劫持，而那通常是邮件。头天傍晚就规划第二天，能彻底消除那个决定。写下明天最重要的任务及其确切的第一步，这样你就能立刻开始，而不是飘走。“做方案”太模糊；“从上季度的数字出发，起草方案的预算部分”能让你不假思索地开始。

说不，守护你的时间

时间是有限的，所以每一个“好”都是从别处借来的一个块。学会拒绝、推迟或缩小低价值请求不是无礼；它是让所有其他技巧得以成立的那个技巧。一个受保护的深度工作块，如果任何路过的请求都能认领它，就毫无价值。几种无摩擦说不的实用方式：

• 争取时间：“让我查一下我的安排再回复你”能防止条件反射式的过度承诺。
• 提供一个更小的版本：提议更短的会议、更晚的截止日，或更轻的范围。
• 指向你的优先级：当你能说出这段时间已经留给了什么时，拒绝就更容易。

哪种技巧适合你？

你不需要五种一起上。从针对你最大时间漏洞的那一种开始。

采用一种技巧，用上一两周直到它变成自动，再加下一种。慢慢叠起来，这些习惯会累积成一个按你的优先级而非别人的优先级运转的一天。对大多数人来说，一个现实的顺序是先从前一晚规划开始，因为它让其他每种技巧都更容易，然后加上先排优先级和批量处理，最后在前面的习惯稳住之后再练习说不。

两条警告让这一切保持脚踏实地。第一，没有任何技巧能在长期过度承诺下存活：如果你确实接下了超过时数所能容纳的工作，诚实的解法是放掉一些工作，而不是把它管理得更巧妙。第二，在计划里留出余量。一个精确到分钟的日程，会在第一个意外处粉碎，所以为你明知会来的打断建一些缓冲时间。好的时间管理不是一台僵硬的机器；它是一组默认设置，在这一天试图把你拽偏时，不断把你拉回你的优先级。

时间管理不是把更多东西塞进每一个小时。它是把你最好的小时花在少数几件要紧的事上，并拒绝让其余一切夺走它们。