정말로 효과 있는 최고의 시간 관리 기법

최고의 시간 관리 기법은 영리한 요령이 아니라, 하루에서 낭비를 없애는 짧은 습관 목록입니다. 계획하기 전에 우선순위를 정하고, 비슷한 작업을 묶고, 어려운 일은 한 번에 하나씩 하고, 전날 밤에 계획하고, 가치 낮은 요청은 거절하세요. 이들이 함께 전환하고, 결정하고, 과하게 떠맡는 숨은 비용을 줄여 줍니다. 바로 그곳에서 여러분의 시간 대부분이 실제로 사라집니다. 각각이 어떻게 작동하고 누구에게 가장 잘 맞는지 살펴보겠습니다.

계획하기 전에 우선순위를 정하세요

대부분의 사람은 반응하며 하루를 시작합니다. 이메일을 열고 다른 사람의 요청이 일정을 정하게 내버려 두죠. 가장 지렛대가 큰 변화는 받은 편지함을 건드리기 전에 우선순위를 정하는 것입니다. 매일 아침, 더 좋게는 전날 밤에 가장 중요한 두세 가지 작업을 고르고, 긴 목록은 계획이 아니라는 사실을 정직하게 인정하세요. 맞는 작업을 천천히 하는 것이 틀린 작업을 빨리 하는 것을 이깁니다.

이를 적용하는 간단한 방법은, 그것을 끝내면 하루가 성공이라 할 만큼 중요한 작업 하나를 골라 먼저 하는 것입니다. 그것이 개구리 먼저 먹기의 핵심입니다. 다른 어떤 것이 밀어내기 전에 가장 중요하고 대개 가장 하기 싫은 작업을 처리하는 것이죠.

비슷한 일은 묶어서 처리하세요

서로 다른 종류의 작업을 오갈 때마다 비용이 듭니다. 주의의 일부가 방금 하던 일에 남아 있고, 실수가 더 많아집니다. 묶어서 처리하기는 비슷한 작업을 정해진 시간대로 모아 이를 막습니다. 이메일을 수시로 확인하는 대신 가령 오전 11시와 오후 4시에 처리합니다. 전화가 올 때마다 받는 대신 오후의 한 슬롯에 모읍니다.

그 보상은 더 오래 하나의 정신 모드에 머물러 각 작업이 더 빠르고 깔끔하게 진행되는 것입니다. 더 깊은 이유는 주의 잔류입니다. 작업을 전환한 뒤에도 마음의 일부가 이전 것에 머물러, 새로 시작하는 일의 처음 몇 분은 온전히 내 것이 아닙니다. 묶어서 처리하면 그 비용을 내는 횟수를 최소화합니다. 방해받은 업무에 관한 연구는 사람들이 방해를 더 빨리 일함으로써 만회하지만 그 대가로 스트레스와 압박이 커진다는 것도 밝혔습니다. 즉 끊임없는 전환은 시간만 낭비하는 것이 아니라 하루를 더 괴롭게 만듭니다. 묶어서 처리하기는 거의 모든 반복 업무에 효과적입니다.

• 커뮤니케이션: 이메일, 채팅, 전화는 두세 개의 고정된 시간대에.
• 행정 업무: 경비, 서식, 일정 잡기는 주 1회 한 블록에.
• 심부름과 간단한 작업: 하루에 흩뜨리지 말고 묶어서.

어려운 일은 한 번에 하나씩 하세요

멀티태스킹은 효율적으로 느껴지지만 대개 착각입니다. 실제로 일어나는 일은 빠른 전환이며, 작업 전환에 관한 연구는 그것이 시간을 잡아먹고 실수를 늘린다는 것을 일관되게 보여 줍니다. 인지적으로 까다로운 일은 한 번에 하나씩 하는 것이 그냥 더 빠릅니다. 유용한 규칙: 가볍고 자동적인 작업은 겹칠 수 있지만(통화 중 빨래 개기), 생각이 필요한 작업은 온전한 주의를 받습니다. 더 깊이 보려면 싱글태스킹을 참고하세요.

싱글태스킹의 가까운 친척은 2분 규칙입니다. 2분 안에 끝낼 작업이라면 쌓아 두어 머릿속 잡동사니로 만들지 말고 즉시 하세요. 이 규칙이 작은 작업이 밀린 일거리가 되지 않게 어떻게 막는지는 2분 규칙을 읽어 보세요.

전날 밤에 계획하세요

하루에서 가장 비용이 큰 순간은 흔히 첫 순간, 자리에 앉아 무엇을 할지 정해야 할 때입니다. 그 무렵 의지력은 가장 쉬운 것, 대개 이메일에 쉽게 가로채입니다. 다음 날을 그 전날 저녁에 계획하면 그 결정을 완전히 없앨 수 있습니다. 내일 가장 중요한 작업과 그 정확한 첫 단계를 적어 두어, 흘러가는 대신 즉시 시작하세요. "제안서 작업하기"는 너무 모호합니다. "지난 분기 수치를 바탕으로 제안서의 예산 부분 초안 쓰기"라고 하면 고민 없이 시작할 수 있습니다.

거절하고 자신의 시간을 지키세요

시간은 유한하므로 모든 승낙은 다른 것에서 빌려 온 블록입니다. 가치 낮은 요청을 거절하거나, 미루거나, 줄이는 법을 배우는 것은 무례함이 아닙니다. 다른 모든 것을 가능하게 하는 기법입니다. 지나가는 어떤 요청이든 차지할 수 있다면, 보호받는 딥 워크 블록은 아무 소용이 없습니다. 마찰 없이 거절하는 실용적인 방법들입니다.

• 시간을 버세요: "제 일정을 확인하고 다시 연락드릴게요"는 반사적인 과잉 승낙을 막습니다.
• 더 작은 버전을 제안하세요: 더 짧은 회의, 더 늦은 마감, 더 가벼운 범위를 제안하세요.
• 우선순위를 가리키세요: 그 시간이 이미 무엇을 위해 남겨졌는지 말할 수 있으면 거절이 더 쉬워집니다.

어떤 기법이 나에게 맞을까?

다섯 가지가 한꺼번에 다 필요하진 않습니다. 가장 큰 시간 누수를 겨냥하는 것 하나로 시작하세요.

기법 하나를 도입해 한두 주 써서 자동이 되게 한 뒤 다음 것을 더하세요. 천천히 쌓으면 이 습관들이 복리로 작용해, 모두의 우선순위가 아니라 여러분의 우선순위로 돌아가는 하루가 됩니다. 대부분의 사람에게 현실적인 순서는 전날 밤 계획하기로 시작하는 것입니다. 다른 모든 기법을 더 쉽게 만들기 때문이죠. 그다음 우선순위 정하기와 묶어서 처리하기를 더하고, 첫 습관들이 자리 잡으면 마지막으로 거절하기를 연습하세요.

이것을 현실에 붙들어 두는 두 가지 경고가 있습니다. 첫째, 어떤 기법도 만성적인 과잉 약속을 이겨 내지 못합니다. 정말로 시간이 허락하는 것보다 많이 떠맡았다면, 정직한 해법은 더 영리하게 관리하는 것이 아니라 일을 내려놓는 것입니다. 둘째, 계획에 여유를 남기세요. 분 단위까지 짜인 하루는 첫 돌발 상황에 산산조각 납니다. 올 것이 뻔한 방해를 위해 완충 시간을 넣어 두세요. 좋은 시간 관리는 뻣뻣한 기계가 아니라, 하루가 여러분을 끌어내려 할 때마다 계속 우선순위로 되돌리는 기본 설정의 모음입니다.

시간 관리는 매 시간에 더 많이 욱여넣는 것이 아닙니다. 가장 좋은 시간을 중요한 몇 가지에 쓰고, 나머지가 그 시간을 빼앗아 가지 못하게 거부하는 것입니다.