최고의 생산성 기법들 (그리고 나에게 맞는 것 고르는 법)

최고의 생산성 방법은 가장 유명한 것이 아니라 여러분의 구체적인 문제를 해결하는 것입니다. 시작을 못 하겠다면 뽀모도로 같은 타이머 기반 방법을 쓰세요. 하루에 틀이 없다면 타임 블로킹을 쓰세요. 작업이 자꾸 빠져나간다면 GTD(Getting Things Done)를 쓰세요. 모든 것이 급해 보인다면 아이젠하워 매트릭스를 쓰세요. 그리고 자꾸 쉬운 일로 빠진다면 개구리 먼저 먹기나 아이비 리 방법을 쓰세요. 아래에 각각이 무엇을 하는지, 누구에게 맞는지, 어떻게 고르는지 정리했습니다.

실행을 해결하는 방법

이 방법들은 무엇을 할지는 알지만 실제로 하기가 어려울 때 도움이 됩니다. 뽀모도로 기법은 일을 25분짜리 집중 구간으로 나누고 5분씩 휴식합니다. 째깍거리는 타이머는 시작의 문턱을 낮추고 벅찬 작업을 끝낼 수 있는 것으로 느껴지게 하며, 그래서 미루는 습관의 대표적인 처방이 됩니다. 전체 루틴은 뽀모도로 기법 가이드에서 다룹니다.

타임 블로킹은 반대로 접근합니다. 분을 세는 대신, 하루의 각 부분을 캘린더 위의 특정 임무에 배정합니다. 딥 워크용 블록 하나, 이메일용 블록 하나, 회의용 블록 하나. 이는 실제로 가진 시간이 몇 시간인지 현실적으로 보게 만들고, "지금 뭘 해야 하지?"라는 끊임없는 질문을 없애 줍니다. 템플릿은 타임 블로킹을 참고하세요.

과부하를 해결하는 방법

이 방법들은 문제가 일을 하는 것이 아니라 그것을 관리하는 데 있을 때 도움이 됩니다. 데이비드 앨런이 만든 GTD(Getting Things Done)는 수집·정리 시스템입니다. 모든 할 일을 머릿속에서 꺼내 믿을 수 있는 목록으로 옮기고, 각 항목이 실제로 무엇을 요구하는지 명확히 하며, 정기적으로 검토합니다. 수십 개의 프로젝트를 저글링하며 늘 무언가를 잊고 있는 것 같은 사람을 위해 만들어졌습니다. 전체 워크플로는 Getting Things Done을 참고하세요.

아이젠하워 매트릭스는 다른 종류의 과부하, 즉 모든 것이 급해 보일 때를 해결합니다. 작업을 긴급성과 중요성에 따라 네 사분면으로 분류한 다음, 중요한 것은 직접 하고, 급하지 않은 것은 일정에 넣고, 가능한 것은 위임하고, 나머지는 지웁니다. GTD는 무엇이 있는지 알려 주고, 아이젠하워 매트릭스는 무엇이 먼저 주의를 받을 자격이 있는지 알려 줍니다.

표류를 해결하는 방법

이 방법들은 하루 종일 바쁘지만 정작 중요한 일은 끝내지 못할 때 도움이 됩니다. 개구리 먼저 먹기가 가장 단순합니다. 가장 중요한(그리고 대개 가장 하기 싫은) 작업 하나를 찾아, 이메일과 회의가 하루를 삼키기 전에 맨 먼저 합니다. 아이비 리 방법은 100년 된 가까운 사촌입니다. 매일 저녁 내일 할 가장 중요한 여섯 가지를 우선순위 순으로 적고, 앞질러 가지 않고 하나씩 차례로 처리합니다. 둘 다 작고 정직한 우선순위 목록을 강제하고, 그것을 받은 편지함의 횡포로부터 지켜 줍니다.

이 두 방법이 공유하는 것은 가장 크게 소리치는 사람이 하루 일정을 정하게 두지 않겠다는 거부입니다. 소음이 시작되기 전에 짧고 순위가 매겨진 목록을 정해 둠으로써, 중요한 일을 "시간이 되면" 하는 것이 아니라 기본값으로 만듭니다. 그래서 이들은 실행 방법과도 자연스럽게 짝을 이룹니다. 개구리 먼저 먹기나 아이비 리가 먼저 할 일을 무엇으로 정하고, 뽀모도로나 타임 블로킹이 그 일을 할 시간을 어떻게 지킬지 정합니다. 따로 쓰면 각자 하나의 넛지이지만, 함께 쓰면 하나의 시스템이 됩니다.

어떤 방법을 써야 할까?

여러분에게 가장 많은 시간을 잡아먹는 문제에 방법을 맞추세요. 잘 모르겠다면, 아래에서 여러분의 한 주와 가장 비슷하게 들리는 행으로 시작하세요.

실패하지 않고 하나를 몸에 붙이는 법

가장 흔한 실수는 방법 옮겨 다니기입니다. 며칠마다 새 시스템을 시도하고는 어느 것도 안 맞는다고 결론 내리는 것이죠. 어떤 방법이든 처음엔 느리고 어색한데, 단순히 요령을 쓰는 것이 아니라 습관을 만드는 중이기 때문입니다. 몇 가지 규칙이 정착을 돕습니다.

• 한 가지 방법을 2주간 고르세요. 판단하기 전에 전념하세요.
• 처음엔 민망할 만큼 작게 유지하세요. 뽀모도로 하나, 타임 블록 하나, 또는 하루 세 가지 우선순위면 습관을 만들기에 충분합니다.
• 바꾸지 말고 더하세요. 한 방법이 자동이 되면 그 위에 다른 것을 얹으세요. 성숙한 시스템은 흔히 GTD로 수집하고, 아이젠하워로 우선순위를 정하고, 타임 블로킹으로 실행하는 식으로 쌓습니다.
• 매주 검토하세요. 하루 안 좋았다고 전체를 버리지 말고, 매주 10분씩 무엇이 효과가 있었는지 점검하고 조정하세요.

이 방법들 중 어느 것도 시간을 더 만들어 내지는 못합니다. 이들이 하는 일은 전환하고, 결정하고, 잊어버리는 데 드는 숨은 비용을 줄여, 가진 시간이 끝난 작업으로 바뀌게 하는 것입니다. 방해와 작업 전환에 관한 연구는 그 숨은 비용이 얼마나 큰지 보여 줍니다. 작업 사이를 건너뛸 때마다 주의의 일부가 뒤에 남고, 뇌는 다시 불러오느라 애를 씁니다. 좋은 방법이란 그 세금을 반복해서 내지 않게 해 주는 구조일 뿐입니다. 그래서 구체적으로 어떤 방법인지보다, 그것이 여러분의 하루를 갉아먹던 마찰을 조용히 없애 주느냐가 더 중요합니다.

마지막 한 가지 주의: 시스템을 일 자체로 착각하지 마세요. 한 오후를 작업에 색을 입히며 보내고는 아무것도 만들지 않은 채 생산적이라고 느끼기 쉽습니다. 알맞은 구조의 양은 여러분을 계속 움직이게 하는 가장 작은 양입니다. 방법을 유지하는 비용이 그것이 아끼는 것보다 크다면, 단순하게 만드세요.

생산성 시스템을 수집하는 것을 멈추고 하나를 끝내기 시작하세요. 한 달 동안 꾸준히 쓰는 방법은 하루만 도입하는 완벽한 방법을 언제나 이깁니다.