أفضل طرق الإنتاجية (وكيف تختار واحدة منها)

أفضل طريقة للإنتاجية هي التي تعالج مشكلتك تحديدًا، لا الأكثر شهرة. إذا كنت لا تستطيع البدء فاستخدم طريقة قائمة على المؤقّت مثل بومودورو. وإذا كان يومك بلا شكل فاستخدم تقسيم الوقت. وإذا كانت المهام تضيع منك فاستخدم إنجاز الأمور (GTD). وإذا بدا كل شيء عاجلًا فاستخدم مصفوفة أيزنهاور. وإذا كنت تنجرف باستمرار نحو العمل السهل فاستخدم "ابدأ بالأصعب" أو طريقة آيفي لي. وفيما يلي ما تفعله كل طريقة، ولمن تناسب، وكيف تختار.

طرق تعالج التنفيذ

تساعدك هذه الطرق حين تعرف ما يجب فعله لكنك تكافح للقيام به فعلًا. تقنية بومودورو تقسّم العمل إلى جلسات تركيز مدتها 25 دقيقة تتخللها استراحات من 5 دقائق. تكّات المؤقّت تخفّض حاجز البدء وتجعل المهمة المخيفة قابلة للإنجاز، ولهذا تُعدّ العلاج الأول للتسويف. ويغطي دليلنا عن تقنية بومودورو الروتين الكامل.

تقسيم الوقت يسلك النهج المعاكس: فبدلًا من عدّ الدقائق، تخصّص كل جزء من يومك لمهمة محددة في التقويم. كتلة للعمل العميق، وكتلة للبريد الإلكتروني، وكتلة للاجتماعات. وهو يجبرك على التحلّي بالواقعية حيال عدد الساعات المتاحة لك فعلًا، ويزيل السؤال الدائم: "ماذا ينبغي أن أفعل الآن؟" راجع تقسيم الوقت للحصول على نموذج.

طرق تعالج الحِمل الزائد

تساعدك هذه الطرق حين لا تكون المشكلة في أداء العمل بل في تتبّعه. إنجاز الأمور (GTD)، التي ابتكرها ديفيد ألن، نظام للالتقاط والتنظيم: تُخرج كل التزام من رأسك إلى قائمة موثوقة، وتوضّح ما يتطلبه كل بند فعلًا، وتراجعه بانتظام. وهو مصمَّم لمن يديرون عشرات المشاريع ويشعرون أنهم ينسون شيئًا دائمًا. راجع إنجاز الأمور لمعرفة سير العمل الكامل.

تحلّ مصفوفة أيزنهاور نوعًا مختلفًا من الحِمل الزائد: حين يبدو كل شيء عاجلًا. تفرز المهام في أربعة أرباع حسب العجلة والأهمية، ثم تنجز المهمة أو تجدولها إن لم تكن عاجلة، وتفوّضها حيث أمكن، وتحذف الباقي. GTD تخبرك بما هو موجود، ومصفوفة أيزنهاور تخبرك بما يستحق انتباهك أولًا.

طرق تعالج التشتت

تساعدك هذه الطرق حين تظل مشغولًا طوال اليوم لكن العمل المهم لا يُنجَز أبدًا. ابدأ بالأصعب هي الأبسط: حدّد المهمة الواحدة الأهم (والأكثر إزعاجًا عادةً)، وأنجزها أول شيء، قبل أن يبتلع البريد والاجتماعات يومك. وطريقة آيفي لي ابنة عمّ قريبة لها عمرها قرن من الزمن: في كل مساء، اكتب أهم ستة أمور ستفعلها غدًا، مرتّبة حسب الأولوية، وأنجزها واحدة تلو الأخرى دون القفز إلى الأمام. كلتاهما تفرض مجموعة صغيرة وصادقة من الأولويات وتحميها من طغيان صندوق الوارد.

ما تشترك فيه هاتان الطريقتان رفضُ أن يُحدِّد جدول اليوم من يرفع صوته أكثر من غيره. فبالالتزام بقائمة قصيرة ومرتّبة قبل أن تبدأ الضوضاء، تجعل العمل المهم هو الأصل لا الشيء الذي تصل إليه "إن بقي وقت". وهذا أيضًا سبب تناغمها الطبيعي مع طرق التنفيذ: "ابدأ بالأصعب" أو آيفي لي تقرّر ماذا تفعل أولًا، وبومودورو أو تقسيم الوقت يقرّر كيف تحمي الساعات اللازمة لذلك. وكل منها بمفردها دفعة تشجيعية؛ ومعًا تصبحان نظامًا.

أي طريقة ينبغي أن تستخدم؟

طابِق الطريقة مع المشكلة التي تكلّفك أكبر قدر من الوقت. وإن لم تكن متأكدًا، فابدأ بأي صف في الجدول أدناه يصف أسبوعك بأكبر قدر.

كيف تتبنّى طريقة دون أن تفشل

الخطأ الأكثر شيوعًا هو التنقّل بين الطرق: تجربة نظام جديد كل بضعة أيام ثم استنتاج أن أيًّا منها لا ينفع. أي طريقة تبدو بطيئة وغريبة في البداية لأنك تبني عادة، لا تستخدم حيلة فحسب. وهناك بضع قواعد تثبّت التبنّي:

• اختر طريقة واحدة لمدة أسبوعين. التزم بها قبل أن تحكم عليها.
• اجعلها صغيرة إلى حد محرج في البداية. جلسة بومودورو واحدة، أو كتلة زمنية واحدة، أو ثلاث أولويات في اليوم تكفي لبناء العادة.
• أضِف ولا تستبدل. حين تصبح طريقة واحدة تلقائية، ضع فوقها أخرى. النظام الناضج غالبًا ما يجمع GTD للالتقاط، وأيزنهاور لترتيب الأولويات، وتقسيم الوقت للتنفيذ.
• راجِع أسبوعيًا. اقضِ عشر دقائق كل أسبوع في مراجعة ما نجح وتعديله، بدلًا من هجر النهج بأكمله بعد يوم سيئ واحد.

لا تخترع أي من هذه الطرق ساعات إضافية. ما تفعله هو تقليل التكلفة الخفية للتبديل واتخاذ القرار والنسيان، كي تتحوّل الساعات المتاحة لك إلى عمل مُنجَز. وتُظهر الأبحاث حول المقاطعات والتنقل بين المهام حجم هذه التكلفة الخفية: كل قفزة بين مهمة وأخرى تترك جزءًا من انتباهك خلفك وتجبر دماغك على إعادة التحميل. والطريقة الجيدة ما هي إلا بنية تمنعك من دفع هذه الضريبة مرارًا وتكرارًا. ولهذا فإن الطريقة بعينها أقل أهمية من كونها تزيل بهدوء الاحتكاك الذي كان يلتهم يومك.

وتحذير أخير: لا تخلط بين النظام والعمل نفسه. من السهل أن تقضي عصرًا كاملًا في تلوين المهام بالرموز اللونية وتشعر بالإنتاجية دون أن تنتج شيئًا. القدر المناسب من البنية هو أصغر قدر يبقيك متحركًا. وإذا كانت صيانة الطريقة تكلّف أكثر مما توفّره، فبسّطها.

توقّف عن جمع أنظمة الإنتاجية وابدأ بإتمام واحد منها. الطريقة التي تستخدمها باستمرار لمدة شهر ستتفوق دائمًا على الطريقة المثالية التي تتبنّاها ليوم واحد.