最適な生産性メソッド（と、自分に合う選び方）

最適な生産性メソッドは、いちばん有名なものではなく、自分特有の悩みを解決してくれるものです。取りかかれないなら、ポモドーロのようなタイマー式のメソッドを。1日に形がないなら、タイムブロッキングを。タスクがこぼれ落ちるなら、Getting Things Doneを。すべてが緊急に感じるなら、アイゼンハワー・マトリクスを。そして楽な仕事へと流れ続けてしまうなら、「カエルを食べる」かアイビー・リー・メソッドを使いましょう。以下では、それぞれが何をするもので、誰に向いていて、どう選べばよいかを紹介します。

実行の問題を解決するメソッド

これらは、何をすべきかはわかっているのに、実際に行動へ移すのが難しいときに役立ちます。ポモドーロ・テクニックは、作業を集中した25分のスプリントに分け、5分の休憩を挟みます。時を刻むタイマーが始めるハードルを下げ、気の重いタスクをやり切れるものに感じさせます。だからこそ、先延ばしの定番の処方箋なのです。詳しい流れはポモドーロ・テクニックのガイドで解説しています。

タイムブロッキングは正反対のやり方をとります。分を数えるのではなく、1日の各部分をカレンダー上の特定の役割に割り当てるのです。ディープワークの枠、メールの枠、会議の枠、というように。これは、自分に本当に何時間あるのかを現実的にとらえさせ、「今は何をすべきか」という絶え間ない問いを取り除いてくれます。テンプレートはタイムブロッキングをご覧ください。

過負荷を解決するメソッド

これらは、問題が仕事をすることではなく、仕事を把握することにあるときに役立ちます。デイビッド・アレンが考案したGetting Things Done（GTD）は、記録と整理の仕組みです。あらゆる約束事を頭の外に出して信頼できるリストに入れ、各項目が本当は何を必要としているのかを明確にし、定期的に見直します。数十ものプロジェクトを抱え、いつも何かを忘れている気がする人のために作られています。全体の流れはGetting Things Doneをご覧ください。

アイゼンハワー・マトリクスは、別の種類の過負荷を解決します。すべてが緊急に感じるときです。タスクを緊急度と重要度で4つの象限に仕分けし、重要なものを実行し、緊急でないものは予定に入れ、任せられるものは任せ、残りは削除します。GTDは何があるかを教え、アイゼンハワー・マトリクスは何にまず注意を向けるべきかを教えてくれます。

漂流を解決するメソッド

これらは、1日中忙しくしているのに、肝心の仕事が片づかないときに役立ちます。「カエルを食べる」がいちばんシンプルです。もっとも重要（たいていはもっとも気の進まない）タスクを1つ特定し、メールや会議が1日を飲み込んでしまう前に、まっさきにそれをやるのです。アイビー・リー・メソッドは、1世紀前からある近い親戚です。毎晩、翌日やるべきもっとも重要なことを6つ、優先順位順に書き出し、先回りせず1つずつ順に片づけていきます。どちらも、小さく正直な優先順位の一式を強いて、受信トレイの横暴からそれを守ってくれます。

この2つに共通するのは、その日の予定を「いちばん大声で叫ぶ人」に決めさせることへの拒絶です。騒ぎが始まる前に、短く順位づけされたリストに自分を縛ることで、重要な仕事を「時間があればやること」ではなく、当たり前のものにできるのです。だからこそ、この2つは実行系のメソッドと自然に組み合わさります。「カエルを食べる」やアイビー・リーが何を最初にやるかを決め、ポモドーロやタイムブロッキングがそれをやる時間をどう守るかを決めます。単独では小さな後押しですが、組み合わせれば1つの仕組みになります。

どのメソッドを使うべきか

自分の時間をもっとも奪っている問題に、メソッドを合わせましょう。迷ったら、下の表で自分の1週間にいちばん近い行から始めてみてください。

挫折せずに取り入れる方法

もっとも多い失敗は、メソッドのはしごです。数日ごとに新しい仕組みを試しては、どれも効かないと結論づけてしまうのです。どのメソッドも最初は遅くぎこちなく感じますが、それは単に小技を使っているのではなく、習慣を築いているからです。いくつかのルールが定着を助けてくれます。

• 1つのメソッドを2週間続ける。判断を下す前に、まずやり切りましょう。
• 最初は恥ずかしいほど小さく。ポモドーロを1回、タイムブロックを1つ、あるいは1日3つの優先事項で、習慣を築くには十分です。
• 切り替えるのではなく、足す。1つのメソッドが自動的にできるようになったら、その上にもう1つを重ねましょう。成熟した仕組みは、記録にGTD、優先順位づけにアイゼンハワー、実行にタイムブロッキング、というように積み重なっていることがよくあります。
• 毎週見直す。1日うまくいかなかっただけで全体を投げ出すのではなく、毎週10分かけて何が効いたかを確認し、調整しましょう。

これらのメソッドはどれも、時間を増やしてはくれません。それらがするのは、切り替え・判断・忘却に伴う隠れたコストを減らし、今ある時間を仕上がった仕事に変えることです。中断とタスク切り替えに関する研究は、その隠れたコストがいかに大きいかを示しています。タスクを飛び移るたびに注意の一部が後に残り、脳はもう一度読み込み直さなければならないのです。優れたメソッドとは、要するに、その税金を何度も払わずに済むようにしてくれる構造のことです。だからこそ、どの具体的なメソッドかよりも、それが1日を食いつぶしていた摩擦を静かに取り除いてくれるかどうかのほうが大切なのです。

最後にひとつ注意を。仕組みを仕事そのものと取り違えないことです。午後いっぱいタスクに色分けをして、何も生み出していないのに生産的な気分になる、ということは簡単に起こります。ちょうどよい構造の量とは、自分を前進させ続ける最小限の量です。メソッドの維持が、それが節約してくれる以上のコストを食うなら、シンプルにしましょう。

生産性の仕組みを集めるのはやめて、1つをやり切り始めましょう。1か月間、一貫して使ったメソッドは、1日だけ取り入れた完璧なメソッドにいつだって勝ります。