1日の計画術5つと、自分に合うものの選び方

良い1日の計画術は、1つの仕事をします。1日が始まる前に、実際に何をやるかを決め、1日中タスクごとに自分と交渉せずに済むようにするのです。もっともよく知られた5つの方法は、タイムブロッキング、最重要タスクリスト、アイビー・リー・メソッド、1-3-5ルール、そしてテーマデーです。自分の1日がどれだけ構造的か、あるいは後手に回るかに合うものを選び、5分で計画し、計画を短く保ちましょう。続けることは、毎回、巧妙さに勝ります。

なぜ計画術はToDoリストに勝るのか

ToDoリストは、できることすべてを教えてくれます。次に何をやるかは決して教えてくれないので、結局その場で何度も選ぶことになり、たいていは大切なことではなく、いちばん簡単なことを選びます。その選択のそれぞれが少しずつ意志力を削り、米国心理学会は、セルフコントロールが1日を通して消耗する限られた資源だと指摘しています。計画術は、その資源をもっとも安い早い時間に一度だけ使い、長いリストを短く順序だった計画に変えます。

鍵となる動きは、2つを分けることです。すべてを集めたマスターToDoリストを持ち、毎日そこから小さな計画を引き出します。リストは好きなだけ長くてよく、計画は短く保たねばなりません。

もう1つ、より静かな恩恵があります。計画が前もって決まっていると、その場で簡単だったり緊急だったりするものの引力に、はるかに動じにくくなります。計画がないと、いちばん声の大きいタスクが勝ちます。通知、手早い返信、たった今誰かに頼まれたこと。計画があれば、そうした中断は、あなたが澄んだ頭ですでに下した決定に反論しなければならず、それは勝つのがずっと難しい反論です。実際、だからこそ同じ仕事量の2人が、1日をこれほど違って終えられるのです。一方は1日を反応に費やし、もう一方は5分かけて決め、あとはただ実行しました。

5つの方法

1. タイムブロッキング

すべてのタスクにカレンダー上の枠を割り当て、リストではなくカレンダーで働きます。最も制御を与え、タスクが持ち時間に収まるかの最も正直な全体像をくれます。1日を自分で形づくれる人に向いています。完全な手法はタイムブロッキングで扱っています。

2. 最重要タスク

今日必ず起きなければならないタスクを1〜3個挙げ、それ以外はすべて任意として扱います。手早く、寛容で、会議や中断で分刻みの計画が無意味になる後手の仕事に理想的です。うまく選ぶ方法は最重要タスク（MIT）をご覧ください。

3. アイビー・リー・メソッド

毎晩、翌日のもっとも重要なタスクを6個、優先順位順に書き、厳密に一度に1つずつ取り組みます。1世紀以上前のものですが、単一の焦点を強制し、日中の交渉をなくすため、今も効きます。この方法はアイビー・リー・メソッドで詳しく述べています。

4. 1-3-5ルール

大きなタスク1つ、中くらい3つ、小さい5つを計画します。10個の大きなことをやり遂げるなどと思い込めないため、この構成が静かに現実を強制します。1日を正しい大きさに見積もる、やさしい方法です。

5. テーマデー

週の各曜日に主たるテーマを与えます。月曜に会議、火曜と水曜に深い仕事、金曜に事務、という具合です。1週間にまたがるコンテキストスイッチのコストを減らし、週次計画をほぼ自動にします。

自分に合うものの選び方

選択は、1日のどれだけを自分で制御でき、どれだけ構造を好むかに行き着きます。

方法を渡り歩かないこと。1つを選び、判断する前に2週間続けましょう。ほとんどどんな一貫した方法も、3日でやめてしまう見事な方法に勝るからです。

計画の習慣をつくる

方法そのものより、その周りの儀式が大切です。信頼できる習慣には3つの瞬間があります。

• 計画する。5分で今日の優先事項を選びます。できれば前の晩に。そうすれば朝の意志力を、判断ではなく仕事に使えます。
• 守る。もっとも重要なタスクを頭が冴えた時間帯に置き、会議やメッセージから守ります。
• 振り返る。終わりの2分で、何が進んだかを見て、進まなかったものを繰り越し、明日の準備をします。

計画を具体的な合図に結びつけると定着します。心理学者ピーター・ゴルヴィツァーは、「Xが起きたら、Yをする」という形で言い表した計画である実行意図（インプリメンテーション・インテンション）が、実行率を劇的に高めることを示しました。「コーヒーを持って座ったら、優先事項を3つ書く」は、もっと計画しようという漠然とした意図よりはるかに強力です。

よくある失敗

• 計画を詰め込みすぎる。20項目はToDoリストであって、計画ではありません。本物の優先事項3〜6個が1日です。
• 余白がない。不測の事態のためにブロックを空けておかないと、最初の不意打ちが計画を壊します。
• 大きさのないタスクを計画する。「ウェブサイト」はプロジェクト、「トップページの見出しを書く」は今日終えられるタスクです。
• 計画を神聖視する。1日がずれたら、残りを組み直しましょう。柔軟さは失敗ではなく、機能です。
• 自分のエネルギーを無視する。もっとも難しいタスクを、もっとも鋭い時間帯に置きましょう。自然なリズムに逆らう見事な計画は、めったに午後を生き延びません。

最良の計画は、1か月後もまだ使っている計画です。続けられることを基準に選び、短く保ち、方法に静かに決定を任せて、エネルギーを仕事そのものに使えるようにしましょう。