工作与会议
会议准备清单
在你主持会议的前一两天过一遍这份清单。它先从质疑这个会到底该不该开讲起,再帮你搭好议程、向参会者交代清楚,避免临到开会才手忙脚乱。
先判断要不要开会
搭好议程
邀请并告知合适的人
安排好后勤
会前准备为何值得
大家抱怨的很少是会议太少;而是会议漫无边际、开始时没有明确目标,本可以用一封邮件解决。准备阶段正是纠正这些问题的地方,因为人一旦进了会议室,结构就已经定好了。先定目的是最常被跳过、却最省时间的一步:如果你无法用一句话写出想要的结果,这个会就还没准备好。
提前发出的书面议程,能让大家带着对议题的思考到场,而不是临场反应,这会缩短讨论、改善决策。把邀请名单控制在真正需要到场的人,既尊重每个人的时间,也让对话更聚焦;其他人可以通过纪要了解。对办公室员工的调查一再把组织糟糕的会议列为一周里最大的消耗,而几乎所有这些浪费,都在大家坐下之前就已被埋下,或被避免。
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常见问题
议程应该提前多久发出?
常规会议至少提前一天;若有预读材料或重大决定,则提前几天。大家需要时间审阅材料、整理自己的意见;开会前几分钟才送达的议程根本无法发挥作用。
到底应该邀请谁?
只邀请会做决定、会承担后续工作,或掌握别人没有的信息的人。只想了解情况的人,事后看纪要就够了。更小的会议能更快做出决定,综合时间成本也低得多。
怎样从一开始就避免会议拖得太长?
设定一个能用一句话说清的目的,给每个议题一个时间预算,并选够用的最短时段。大多数会议会膨胀到填满你预订的时长,所以订得短一些是最简单的控制手段。