工作与会议
职业邮件清单
用这份清单写出一封会被人读、也会被人回的职业邮件。起草时从上到下逐条过一遍,点击发送前再做最后一遍审查。你的进度会保存在本设备上。
动笔之前
主题与开头
正文
发送之前
这份邮件清单为何有效
大多数职场邮件失败的原因很简单:读者无法迅速看出它是关于什么的,或自己被要求做什么。一个具体的主题行和一个前置的诉求能解决这点,因为人们是在略读而非精读,常常仅凭预览窗格就决定现在处理还是以后再说。把诉求放在最前并不唐突;对一个繁忙的收件箱而言,这是一种体贴。
语气之所以要紧,是因为邮件剥去了声音和表情,于是中性的措辞读起来会比你本意更冷,一句随口的玩笑也可能失手。把消息写得简短、具体、不带讽刺,能降低一场全部回复的误会的概率,那种误会耗费的时间远超最初那封邮件。最后的校对是你最便宜的质量步骤:一个拼错的名字或一个漏掉的附件,会削弱一封本来用心的邮件,而这两样都只需几秒就能抓到。每次都做这一遍审查,直到它变成自动动作,你的邮件就会更清晰、更快被回,也更不容易被人带着疑问退回来。
常见问题
一封工作邮件该有多正式?
与关系和你所在组织的惯例相称。给资深或外部人士的第一封邮件偏正式(用敬称、完整句子);和同事的持续往来可以轻松些。拿不准时,起笔稍正式一点,再随对方放松而放松。
怎样才算一个好的主题行?
点明具体主题和任何行动或截止期,让读者知道这封邮件是什么、需要什么。“简单问一下”或“跟进”什么都没说;“需审批:周四前确定Q3预算”则把一切都说清了。
我该用“全部回复”吗?
只在每个线程上的人都确实需要你的回复时才用。默认全部回复会塞满收件箱、淹没真正的行动。如果你的答复只针对一个人,就只回那一个人。