Arbeit & Meetings
Checkliste zur Meeting-Vorbereitung
Arbeiten Sie diese Checkliste ein bis zwei Tage vor einem Meeting durch, das Sie leiten. Sie beginnt mit der Frage, ob das Meeting überhaupt stattfinden sollte, und hilft dann, eine Agenda zu bauen, Teilnehmende zu briefen und die Hektik auf den letzten Drücker zu vermeiden.
Entscheiden, ob ein Meeting nötig ist
Agenda aufbauen
Die richtigen Leute einladen und briefen
Die Logistik regeln
Warum sich die Vorbereitung eines Meetings auszahlt
Die Klage lautet selten, es gebe zu wenige Meetings; sie lautet, dass Meetings abschweifen, ohne klares Ziel beginnen und auch eine E-Mail hätten sein können. In der Vorbereitung wird das behoben, denn sobald die Leute im Raum sind, steht die Struktur bereits. Den Zweck zuerst zu bestimmen ist der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird und am meisten Zeit spart: Wenn Sie das Ergebnis nicht in einem Satz formulieren können, ist das Meeting noch nicht reif.
Eine vorab verschickte, schriftliche Agenda lässt die Leute vorbereitet erscheinen, statt spontan zu reagieren, was die Diskussion verkürzt und die Entscheidungen verbessert. Die Einladungsliste auf die Menschen zu beschränken, die wirklich dabei sein müssen, respektiert die Zeit aller und hält das Gespräch fokussiert; andere lassen sich über die Notizen einbeziehen. Umfragen unter Büroangestellten zählen schlecht geführte Meetings regelmäßig zu den größten Zeitfressern der Woche, und fast all diese Verschwendung wird vor Beginn in Gang gesetzt, oder verhindert.
Ein passender Rechner
Häufig gestellte Fragen
Wie früh sollte ich die Agenda verschicken?
Mindestens einen Tag vorher bei einem Routinemeeting und mehrere Tage vorher, wenn es eine Vorab-Lektüre oder eine wichtige Entscheidung gibt. Die Leute brauchen Zeit, Material zu sichten und eigenen Input zu sammeln; eine Agenda, die Minuten vor Beginn eintrifft, kann ihre Aufgabe nicht erfüllen.
Wen sollte ich tatsächlich einladen?
Nur Menschen, die die Entscheidung treffen, die daraus folgende Arbeit tun oder Informationen haben, die sonst niemand hat. Wer nur informiert bleiben will, kann die Notizen später lesen. Kleinere Meetings kommen schneller zu Entscheidungen und kosten weit weniger Gesamtzeit.
Wie verhindere ich, dass ein Meeting zu lang wird, noch bevor es beginnt?
Setzen Sie einen Zweck, den Sie in einem Satz nennen können, geben Sie jedem Agendapunkt ein Zeitbudget und wählen Sie den kürzesten passenden Slot. Die meisten Meetings dehnen sich auf die gebuchte Länge aus, also ist weniger zu buchen die einfachste Kontrolle.