仕事と会議
会議準備チェックリスト
会議を主催する1〜2日前にこのチェックリストを使います。そもそも会議を開くべきかを問い直すところから始め、議題を組み立て、参加者に事前共有し、直前の慌ただしさを防ぐのに役立ちます。
会議を開くか決める
議題を組み立てる
適切な人を招き、事前共有する
段取りを整える
会議の準備が報われる理由
不満はたいてい会議が少なすぎることではなく、会議が脱線し、明確な狙いなく始まり、メールで済んだはずだということです。それが正されるのは準備の段階で、いざ部屋に入れば構造はすでに決まっているからです。最初に目的を決める手順は最も省かれがちで、最も時間を節約します。成果を一文で書けないなら、その会議はまだ準備ができていません。
事前に送られた議題があれば、人はその場で反応するのではなくトピックを考えて参加でき、議論が短くなり決定の質が上がります。本当に必要な人だけに招集を絞ることは全員の時間を尊重し、会話の焦点を保ちます。他の人は議事録で把握できます。会議運営の拙さは、働く人への調査で週の最大の浪費の一つに挙げられ続けており、その無駄のほとんどは誰かが席に着く前に生じるか、防がれます。
役立つ計算ツール
よくある質問
議題はどれくらい前に送るべきですか？
通常の会議なら少なくとも前日、事前資料や重要な決定があるなら数日前です。資料を確認し自分の意見をまとめる時間が必要で、開始数分前に届く議題は役目を果たせません。
実際に誰を招くべきですか？
決定を下す人、生じる作業をする人、他の誰も持たない情報を持つ人だけです。ただ把握したいだけの人は後で議事録を読めます。少人数の会議ほど早く決まり、合計時間の費用もはるかに少なくて済みます。
始まる前から会議が長引くのを防ぐには？
一文で言える目的を定め、各議題に時間の枠を与え、合う最短の時間帯を選びます。多くの会議は予約した長さに合わせて膨らむので、短く予約するのが最も簡単な抑制策です。