Travail et réunions
Checklist de préparation de réunion
Suivez cette checklist un jour ou deux avant d'animer une réunion. Elle commence par demander si la réunion doit vraiment avoir lieu, puis vous aide à bâtir un ordre du jour, à informer les participants et à éviter la précipitation de dernière minute.
Décider s'il faut se réunir
Construire l'ordre du jour
Inviter et informer les bonnes personnes
Régler la logistique
Pourquoi préparer une réunion est payant
On se plaint rarement d'avoir trop peu de réunions ; on se plaint qu'elles partent dans tous les sens, démarrent sans but clair et auraient pu être un e-mail. C'est à la préparation que cela se corrige, car une fois tout le monde dans la salle, la structure est déjà posée. Décider d'abord l'objectif est l'étape la plus souvent sautée et celle qui fait gagner le plus de temps : si vous ne pouvez pas écrire le résultat en une phrase, la réunion n'est pas prête.
Un ordre du jour écrit et envoyé à l'avance permet aux gens d'arriver en ayant réfléchi aux sujets plutôt que de réagir sur le moment, ce qui raccourcit les échanges et améliore les décisions. Limiter la liste d'invités à ceux qui doivent vraiment être la respecte le temps de chacun et garde la discussion concentrée ; les autres peuvent être informés par le compte rendu. Les enquêtes auprès des employés de bureau classent régulièrement les réunions mal menées parmi les plus grosses pertes de la semaine, et presque tout ce gaspillage se déclenche, ou s'évite, avant que quiconque ne s'assoie.
Un calculateur utile
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance envoyer l'ordre du jour ?
Au moins un jour avant pour une réunion de routine, et plusieurs jours avant s'il y a une lecture préalable ou une décision importante. Les gens ont besoin de temps pour examiner les documents et rassembler leurs propres idées ; un ordre du jour qui arrive quelques minutes avant ne peut pas jouer son rôle.
Qui dois-je réellement inviter ?
Seulement les personnes qui prendront la décision, feront le travail qui en découle ou détiennent une information que nul autre n'a. Tous ceux qui veulent juste rester informés liront le compte rendu ensuite. Les petites réunions décident plus vite et coûtent bien moins en temps cumulé.
Comment éviter qu'une réunion déborde avant même de commencer ?
Fixez un objectif énonçable en une phrase, donnez à chaque point un budget de temps et choisissez le créneau le plus court adapté. La plupart des réunions s'étirent pour remplir la durée réservée, donc en réserver moins est le contrôle le plus simple.