인박스 제로: 빈 수신함이 아니라 맑은 마음에 관한 것

인박스 제로는 빈 수신함을 뜻하지 않습니다. 맑은 마음을 뜻합니다. 그 용어를 처음 만든 멀린 만이 의도했듯, 목표는 이메일이 당신의 주의를 차지하기를 멈추는 것입니다. 모든 메시지에 결정이 내려져 어떤 것도 들볶지 않는 상태 말입니다. 거기에 이르려면 각 이메일에 삭제, 실행, 위임, 연기라는 네 가지 결정 중 하나를 주고, 새 도착물마다 반응하는 대신 하루 두세 개의 고정된 창에 수신함을 처리하십시오. 빈 수신함은 맑은 머리의 기분 좋은 부수 효과일 뿐입니다.

인박스 제로가 진짜로 뜻하는 것

이 표현은 생산성에서 가장 오해받는 발상 중 하나입니다. 사람들은 "인박스 제로"를 듣고 수신함을 하루 종일 메시지 0으로 유지하며, 끊임없이 새로 고치고 새 이메일마다 달려드는 사람을 떠올립니다. 그것은 전혀 그 발상이 아니며, 그것을 쫓는 것은 산만함의 지름길입니다.

멀린 만이 그 용어를 만들었을 때 그가 신경 쓴 제로는 수신함 속 메시지의 수가 아니라 수신함에 묶인 정신 에너지의 양이었습니다. 적은 당신이 거듭 다시 읽고, 반쯤 처리하고, 걱정하는 미결정 메일의 더미입니다. 인박스 제로는 그중 어떤 것도 남지 않은 상태입니다. 모든 것에 대해 무엇을 할지 결정했기 때문입니다. 수신함이 0을 가리키든 200을 가리키든 당신의 마음은 맑습니다.

4D: 이메일당 하나의 결정

인박스 제로의 엔진은 하나의 규칙입니다. 각 메시지를 한 번 만지고 결정을 내리는 것입니다. 가능한 결정은 네 가지뿐이며, 4D로 기억하기 쉽습니다. 각각을 언제 쓰는지와 함께 여기 있습니다.

"실행" 결정은 2분 규칙에서 곧바로 빌려 옵니다. 답장이 추적하는 것보다 보내기 빠르다면, 그냥 보내십시오. 더 오래 걸리는 모든 것의 핵심 수는, 그것을 수신함 밖으로 그리고 당신이 실제로 들여다보는 시스템으로 연기해, 메시지가 메일 속에 사는 것을 멈추게 하는 것입니다. 네 가지 결정 모두가 같은 방식으로 끝납니다. 이메일이 수신함을 떠납니다.

풀을 뜯지 말고 이메일을 묶어라

잘 결정하는 것은 시스템의 절반일 뿐입니다. 나머지 절반은 언제 결정하느냐입니다. 대부분의 사람의 기본 모드는 끊임없이 풀을 뜯는 것입니다. 몇 분마다 수신함을 흘끗 보고 각 도착물에 반응하는 것이지요. 이것은 두 가지 이유로 단일 최악의 이메일 습관입니다.

첫째, 확인할 때마다 당신이 하던 무엇이든 방해하며, 2008년 글로리아 마크와 동료들의 연구는 방해받은 노동자가 더 빨리 끝내지만 그 대가를 더 많은 스트레스와 좌절로 치렀음을 발견했습니다. 둘째, 이메일로 전환했다 돌아오는 것은 다음 과제의 품질을 조용히 낮추는 주의 잔여물을 남깁니다. 대안은 묶기입니다. 이메일을 하루 몇 개의 고정된 창에, 예를 들어 오전 중반, 점심 뒤, 늦은 오후에 처리하는 것입니다. 그 창들 사이에 수신함은 닫혀 있고 당신의 집중은 온전합니다. 이것은 사실 싱글태스킹을 수신함에 적용한 것입니다.

수신함은 수신 전용으로 유지하라

정돈된 수신함은 그것을 보관소로 쓰기 시작하는 순간 무너집니다. 수신함에는 할 일이 정확히 하나 있습니다. 아직 결정되지 않은 들어오는 메일을 위한 착륙장이 되는 것입니다. 메시지가 결정되는 순간, 그것은 떠나야 합니다. 그것을 가능하게 하려면, 가는 곳을 마련하십시오.

• 할 일 목록은 연기한 행동 항목을 위해. 그래야 일이 메일에 묻히지 않고 나머지 일과 함께 삽니다.
• 달력은 특정 시각에 일어나야 하는 모든 것을 위해.
• 작은 폴더 세트, 가령 "후속"과 "참고" 같은 것. 정교한 폴더 트리를 만들려는 충동을 참으십시오. 검색이 찾기의 대부분을 대신해 줍니다.

흔한 실수는 수신함 자체를 할 일 목록으로 다루는 것입니다. 그러면 중요한 행동이 새 도착물 아래 묻히고, 같은 메시지를 날마다 다시 읽게 됩니다. 결정하고, 밖으로 연기하고, 수신함을 비게 두십시오.

지속되는 현실적 주기

바쁜 한 주와 부딪혀 살아남는 인박스 제로의 버전은 티끌 하나 없이 늘 비어 있는 것이 아닙니다. 그것은 리듬입니다.

1. 하루에 몇 번 0으로 처리하십시오. 각 창에서 미결정이 남지 않을 때까지 모든 메시지를 4D로 돌린 뒤, 메일을 닫으십시오.
2. 창 사이에는 차도록 두십시오. 오전 11시의 가득 찬 수신함은 실패가 아닙니다. 예정된 결정을 기다리는 메일일 뿐입니다.
3. 주 1회 더 깊이 쓸어 내십시오. 주간 검토 중에 후속 폴더를 비우고 빠져나간 것을 잡으십시오.
4. 가차 없이 구독 해지하십시오. 빈 수신함으로 가는 가장 빠른 길은 들어오는 메일을 줄이는 것입니다. 읽지 않는 뉴스레터는 당신의 주의에 매기는 작고 되풀이되는 세금입니다.

이렇게 재면, 하루 수백 통의 이메일이 있어도 인박스 제로는 이룰 수 있습니다. 일은 계수기를 0으로 유지하는 것이 아니라 짧은 폭발적 시간에 결정을 내리는 것이기 때문입니다. 보상은 빈 수신함의 트로피 스크린샷이 아닙니다. 다음 메시지를 더는 반쯤 엿듣지 않는 마음의 고요입니다.

목표는 결코 빈 수신함이 아니었습니다. 당신의 수신함이 머릿속에 공짜로 눌러사는 것을 멈추게 하는 것이었습니다.