80/20の法則：本当に重要なタスクを見つける方法

80/20の法則、すなわちパレートの法則とは、成果のおよそ80%が、原因のおよそ20%から生まれる傾向があるという観察です。実際には、あなたのタスク・顧客・習慣のうち少数が、価値の大半を生み出しているということです。使い方はこうです。実際に達成したことを書き出し、それぞれの成果を生んだ要因までさかのぼり、結果を支配している少数のインプットを見つけ、そこに自分の最良の時間を注ぎます。正確な比率は問題ではありません。偏ったパターンこそが本質です。

80/20の法則の由来

1900年ごろ、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートは、イタリアの土地のおよそ80%を、人口の約20%が所有していることに気づきました。その後、自宅の庭のえんどう豆のさやから国々の富の分布まで、同じような偏りがあちこちに見られることを発見します。数十年後、品質管理の専門家ジョセフ・ジュランがこの考えを経営に取り入れ、「重要な少数と、取るに足らない多数」という言葉を生みました。「パレートの法則」という名が定着し、以来、営業、ソフトウェアの不具合、顧客からの苦情、そして個人の生産性にまで応用されてきました。

ここで、これが何であるかをはっきりさせておくことが大切です。80/20の法則は、物理法則でも、公式でも、保証でもありません。多くのシステムで、成果はインプットに均等に分かれていない、という繰り返し現れるパターンにすぎないのです。少数のものが大きく影響し、多くのものはわずかしか影響しません。

このパターンが仕事にとって重要な理由

ほとんどの人は、すべてのタスクが同じ重さを持つかのように1日を計画します。ToDoリストは「あのメールに返信する」と「顧客向けの提案書を仕上げる」を、同じ大きさの2項目として扱います。しかし、その影響はまったく違います。1か月の仕事を正直に振り返れば、たいていは、ほんの数個の行動が進捗の大半を生み、小さなタスクの長い列はほとんど何も生み出していない、とわかるはずです。

こう見ると、80/20の法則は焦点を絞るための道具です。「何をやらなければならないか」よりも鋭い問いを投げかけてくれます。よりよい問いは「どの数個を、きちんとやれば、残りの大半をどうでもよくできるか」です。これは、一つの難しい優先事項を選んで最初に片づけるのと同じ発想で、カエルを食べるのガイドで詳しく扱っています。

重要な少数を見つける方法

この法則をうまく使うとは、推測ではなく測定することです。シンプルな手順を紹介します。

1. 成果を書き出す。この1か月で、実際に状況を動かしたのは何でしたか。売上、リリースした機能、成立した取引、書き上げた章、身につけたスキルなどです。
2. それぞれの成果を原因までさかのぼる。どの具体的なタスク・会議・判断がそれにつながったのでしょう。具体的に考えます。
3. 繰り返しを数える。最良の成果の裏に繰り返し現れるタスクやタスクの種類が、あなたの重要な少数です。
4. 騒がしさではなく、影響でランク付けする。大きく、急ぎで、頻繁であることは、重要であることと同じではありません。受信トレイを埋め尽くしても、ほとんど何も生まないタスクもあります。
5. 残りをどうするか決める。影響の小さい多数については、4つの選択肢から選びます。やめる、後回しにする、人に任せる、あるいはもっと速く安く片づける。

ここで、この法則は優先順位づけの手法とつながります。どの仕事が高い影響力を持つかがわかったら、アイゼンハワー・マトリクスのようなトリアージの方法が、今すぐ取り組むべきか、後にすべきかの判断を助けてくれます。

現実の中の80/20

このパターンは、まったく異なる分野にわたって現れます。比率は違っても、形は見慣れたものです。

いずれの場合も、重要な少数に名前をつけることで、時間・お金・注意の配分の仕方が変わります。すべてを同等に扱うのをやめ、成果の大半を生むものを守るようになるのです。

避けるべき落とし穴

80/20の法則は誤用しやすく、たいていは役立つ経験則を、乱暴な言い訳に変えてしまうかたちで起こります。次の間違いに気をつけましょう。

• 数字を正確なものと受け取る。あなたの割合は70対30や95対5かもしれません。思い込まずに測りましょう。さもないと、現実を表していない比率に向けて最適化してしまいます。
• 80%を使い捨てとみなす。成果の小さいタスクの中には、高くつく失敗を防ぐものがあります。バックアップ、セキュリティ、メンテナンス、健康、人間関係などです。目に見える影響が小さいことは、重要性が低いことと同じではありません。
• 分析まひ。完璧なデータは必要ありません。やり終えない表計算より、大まかで正直な振り返りのほうが勝ります。
• 理解する前に切る。ときには、「取るに足らない」タスクこそが重要な少数を可能にしていることがあります。それを取り除くと、知らないうちにシステムが壊れることがあります。
• 一度きりで応用する。目標が変われば、重要な少数も変わります。毎月または四半期ごとに振り返りをやり直しましょう。

慎重に使えば、この法則は切り捨てというより集中の話になります。自分の最良のエネルギーをどこに注ぐかを決め、その選択を守り抜くのです。

気づきを行動に変える

重要な少数がわかっても、カレンダーが相変わらず他のすべてで埋まっているなら意味がありません。やり遂げるための手順はシンプルですが、骨は折れます。1日が騒がしさで埋まる前に、もっとも影響の大きい仕事に自分の最良の時間を充てること。価値の低いタスクは1日中割り込ませず、短い時間帯にまとめて処理すること。そして、多くのことを浅くこなすより、少ないことをよりよくやるほうがたいてい勝る、と受け入れることです。

ここには注目すべき複利の効果があります。重要な少数に最良の努力を注ぎ続けると、その領域は成長する傾向があり、翌四半期には成果に占める割合がさらに大きくなることがよくあります。手厚くもてなされた上位の顧客は他の顧客を紹介してくれ、意図的に磨かれた中核スキルは新しい仕事を開いてくれます。一方で、注意を向けられない取るに足らない多数は、恐れていたような大惨事を起こすことなく、静かに縮んで消えていきます。数か月の間に、この着実な配分の見直しは、どんな新しいアプリや手法よりも成果を高めてくれます。働く速さではなく、何に取り組むかを変えているからです。

目標は、より多くのことをやることではありません。残りの重要性を下げてしまう少数のことを、自分がもっとも冴えているときにやることです。