طريقة ABCDE: رتّب مهامك حين يبدو كل شيء عاجلًا

ترتّب طريقة ABCDE مهامك حسب العواقب لا حسب مدى إلحاحها الظاهر. توسم كل مهمة بحرف A (عواقب جسيمة) أو B (عواقب طفيفة) أو C (لا عواقب حقيقية) أو D (فوِّض) أو E (ألغِ)، وترقّم المهام داخل كل حرف، ثم تعمل بصرامة من A1 نزولًا. ولا تبدأ مهمة B أبدًا وهناك مهمة A لم تُنجَز. وهي من أسرع الطرق لتقرير ما تفعل حين يبدو كل شيء في قائمتك يصيح دفعة واحدة.

لماذا "العاجل" مرشد سيئ

حين تبدو كل مهمة مهمة، يتفاعل معظم الناس مع أعلى صوت: البريد الأحدث، أو الهاتف الرنّان، أو الزميل عند المكتب. والإلحاح شعور، والمشاعر يسهل تصنيعها بأولويات الآخرين. والنتيجة يوم مزدحم لا يحرّك شيئًا يهم فعلًا. وتستبدل طريقة ABCDE بشعور الإلحاح حكمًا على العواقب: ما الذي يحدث فعلًا، أو يُخفق في الحدوث، تبعًا لفعلك المهمة أو لا.

تأتي هذه الفكرة من عمل براين تريسي في الإنتاجية، وتردّد حقيقة أعمق من عقود من أبحاث الانتباه: فالتنقل بين المهام يحمل تكلفة حقيقية، لذا فترتيب عملك ليس تفصيلًا ثانويًا. واختيار المهمة الأعلى عاقبةً أولًا يعني أن أذكى ساعاتك تذهب إلى أهم عملك.

إعادة التأطير من الإلحاح إلى العواقب دقيقة لكنها قوية. فالإلحاح يسأل "متى يريد أحدهم هذا بأقرب وقت؟" أما العواقب فتسأل "ما الذي يحدث فعلًا نتيجةً لذلك؟" وغالبًا ما يشير هذان السؤالان إلى مهمتين مختلفتين تمامًا. فالهاتف الرنّان يبدو عاجلًا لكن عواقبه قد تكون تافهة، بينما وثيقة الاستراتيجية الجالسة بهدوء على مكتبك لها عواقب ضخمة ولا موعد نهائي يصيح عليك. وABCDE أداة لملاحظة ذلك الفرق قبل أن تهدر أفضل طاقتك على البند الأعلى صوتًا بدلًا من الأهم.

الحروف الخمسة

تنال كل مهمة في قائمتك حرفًا واحدًا بالضبط.

• A - يجب فعلها. عواقب جسيمة إن فُعلت أو لم تُفعل. هذه المهام تهم فعلًا.
• B - ينبغي فعلها. عواقب طفيفة. قد يتعرّض أحدهم لإزعاج طفيف، لكنها ليست حرجة.
• C - من اللطيف فعلها. لا عاقبة حقيقية في الاتجاهين. لطيفة، لكن لا يحدث شيء إن تخطّيتها.
• D - فوِّض. أي شيء يمكن لشخص آخر فعله، ما يحرّرك لمهام A.
• E - ألغِ. مهام لم تعد تحتاج إلى الفعل إطلاقًا. اشطبها.

أهم قاعدة مفردة تنبع من هذا الترتيب: لا تعمل أبدًا على مهمة ذات حرف أدنى وهناك مهمة أعلى لم تُنجَز. فمهمة C مُنجَزة بإتقان تبقى إخفاقًا إن ظلّت مهمة A دون مساس.

الترقيم داخل الحرف

في معظم الأيام ستكون لديك أكثر من مهمة A، ما يعيد إدخال التردد نفسه الذي يُفترض أن تزيله الطريقة. والإصلاح هو ترقيمها. فـA1 هي أهم شيء مفرد ستفعله اليوم، وA2 التالية، وهكذا. افعل الشيء نفسه لمهام B إن لزم. والآن لا قرار متبقٍ تتخذه في اللحظة؛ تبدأ ببساطة A1 وتواصل النزول في القائمة. وهذه الخطوة الصغيرة هي ما يحوّل ABCDE من تمرين فرز إلى أداة تنفيذ.

مثال تطبيقي

إليك قائمة صباحية معتادة قبل تطبيق الطريقة وبعده، كي ترى كيف تغيّر الحروف يومك.

لم تقصُر القائمة، لكن اليوم تغيّر تمامًا. فالمقترح ينال ساعاتك الأولى والأفضل. والمقال ينتظر فجوة. والتقرير يُسلَّم، والندوة تختفي ببساطة. تقضي اليوم على العواقب، لا الضجيج.

أين تقع ABCDE بين الطرق الأخرى

ABCDE سريعة ومناسبة لقائمة يومية، لكنها ليست الأداة الوحيدة. فإذا ظللت تخلط بين العاجل والمهم، تجعل مصفوفة أيزنهاور ذلك الفخ مرئيًا بفصل الاثنين على محورين مختلفين. وإذا كانت مشكلتك البدء لا الفرز، فانضباط فعل أصعب مهامك أولًا، المعروف بـالتهام الضفدع، يقترن تمامًا مع معالجة A1 قبل أي شيء آخر. ويستخدم كثيرون ABCDE لترتيب القائمة و"التهام الضفدع" للبدء فيها فعلًا.

اجعلها عادة

لا تعمل الطريقة إلا إذا طبّقتها قبل أن يفلت اليوم منك. اقضِ الدقائق الأخيرة من المساء، أو الأولى من الصباح، في وسم قائمة الغد. وتستغرق نحو ثلاث دقائق حين تتمرّس. وفعلها في الليلة السابقة له فائدة خفية: تستيقظ وأنت تعرف أصلًا A1، فتقضي الساعة الأولى الهشّة من اليوم في التنفيذ لا التقرير، وأنت أقل احتمالًا بكثير أن تنجرف إلى البريد بينما تحاول معرفة ما تفعل. والجزء الأصعب هو الصدق: فمعظم الناس يفرطون في وسم المهام كـA لأن كل شيء يبدو مهمًا. ألزِم نفسك بحصر مهام A الحقيقية في واحدة إلى ثلاث يوميًا. فإذا كانت سبعة أشياء كلها حرجة، فلا واحد منها حرج فعلًا، وأنت ببساطة أعدت وسم قلقك.

الأولويات ليست عن فعل مزيد من الأشياء. هي عن وضوح تام بشأن الشيء الواحد الذي ستفعله تاليًا، ورفض لمس أي شيء أصغر حتى يُنجَز.